Online Meeting – und die vielen verborgenen Vorteile

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Meeting, Online Besprechung, Telefonanruf oder E-Mail – das ist hier die Frage. Kennst du auch diesen Spruch, der vor einiger Zeit durch die sozialen Medien geisterte?

“I survived another meeting that could have been an email!”

Ob nun Online Meeting oder ein Meeting in PrÀsenz, manche Besprechungen sind einfach nicht besonders gut durchdacht. Das macht sie wenig effizient und jeder Teilnehmer hÀtte Zeit und Nerven gespart, wenn das Meeting eine E-Mail gewesen wÀre.

Wir haben ĂŒbrigens einen tollen Beitrag zum Thema „Agile Meetingkultur“ auf unserem Blog.

Online Meeting

Und dennoch, manchmal sind Besprechungen einfach notwendig. Doch du könntest dir ja einmal ĂŒberlegen, ob die nĂ€chste Besprechung wirklich vor Ort im BĂŒro stattfinden muss!

Online Meeting – und was ist daran nun besser?

Jeder, dessen Unternehmen ausschließlich von BĂŒrorĂ€umen her agiert und in dem es keine Home-Office-Option gibt, möge nun aufhören zu lesen. Er lĂ€uft sonst Gefahr, diese Option des Remote Working so zu lieben, dass er sie ĂŒbernehmen will!

Randbemerkung: Wir wissen, dass sich nicht jedes GeschĂ€ftsmodell und nicht jede Abteilung so ohne Weiteres in ein Remote-Modell umwandeln lassen. Wir denken jedoch auch, dass oft nur ein wenig FlexibilitĂ€t der FĂŒhrungsetage fehlt, um ein freieres Arbeitsklima und Home-Office zu ermöglichen.

Deshalb fĂŒhren wir hier einerseits die Vorteile von Online Meetings an, aber erwĂ€hnen auch hier und da die Vorteile von Remote Working.

Online Besprechungen sind zunĂ€chst einmal interessant fĂŒr Teams, die sowieso schon teilweise oder ganz remote arbeiten. HĂ€ufig wird eine Home-Office-Option angeboten, aber die wichtigen Besprechungen sollen dann doch vor Ort stattfinden.

Da stellt sich uns die Frage, wieso? Denn beim Online Meeting gibt es so viele Vorteile.

Welche Vorteile das genau sind, listen wir hier kurz auf:

  • Die Mitarbeiter mĂŒssen nicht fĂŒr 1-2 Stunden Meeting dieselbe Zeit fĂŒr die Anfahrt aufwenden. So sind sie viel gelassener und besser gelaunt in der Besprechung.
  • Auch Online Konferenzen sind vorteilhaft, da das Budget fĂŒr Dienstreisen so wegfĂ€llt und an anderer Stelle im Unternehmen einfließen kann.
  • Beim Online Meeting wurde eine schnellere und effizientere Arbeitsweise erkannt. So ufert dein Meeting nie wieder in eine lange Kaffeepause aus.
  • Weniger reisen und Auto fahren bedeutet eine Schonung der Umwelt. Zudem werden bei Online Besprechungen hĂ€ufig digitale Unterlagen genutzt. So schonst du auch noch den Baumbestand.
  • Corona hat es uns gezeigt. Durch eine Verlagerung der Meetings und Konferenzen (Ansammlung von Menschen in einem Raum), schĂŒtzt du dich, deine Mitarbeiter und die Menschen in ihrer NĂ€he. Und das sehr verantwortungsbewusst!

Corona hat die Arbeitswelt auch ein StĂŒck weit umgekrempelt. Viele Unternehmen, die bislang dachten, Remote Working und Home-Office sei niemals möglich, mussten umdenken. Und siehe da – es ist möglich!

Nun ist es doch nur die logische Schlussfolgerung, dass das Modell Home-Office, oder Remote Working weiter gedacht wird.

Stelle dir folgende Fragen:

  • Sind meine Mitarbeiter im Home-Office glĂŒcklicher?
  • WĂŒnschen sich manche jetzt auch Remote Working?
  • Welche Regeln mĂŒsste ich dann aufstellen, damit es klappt?

Ja, manche Menschen brauchen den Austausch und das BĂŒroleben. Doch wenn deine Mitarbeiter gerne von Zuhause, oder einem Ort ihrer Wahl, arbeiten möchten, und es technisch möglich ist – dann tue dir und ihnen einen Gefallen und gehe in die Umsetzung.

Tipp: Denn ein Unternehmen, das Home-Office, bzw. Remote Working, anbietet, ist vor allem fĂŒr die neue Generation an Young Professionals besonders interessant!

Die Frage, die du dir stellen solltest, lautet also nicht: Kann ich meinen Mitarbeitern dann vertrauen? Sondern: Wie kann ich so ein Modell integrieren, sodass die Arbeit nicht vernachlÀssigt wird?

Die Antwort darauf lautet: Regeln!

Welche Regeln mĂŒssen fĂŒr jedes Online Meeting gelten?

#1 PĂŒnktlichkeit

Auch wenn es sich um ein Online Meeting handelt, die Mitarbeiter sollten zur PĂŒnktlichkeit angehalten werden. Immerhin handelt es sich um ein professionelles Meeting.

Du kannst zum Beispiel eine Stunde vorher eine Erinnerungsmail schicken. 

PĂŒnktlichkeit, bzw. der Faktor der Zeit, ist auch beim Remote Working wichtig. Eine Regel fĂŒr dein Unternehmen könnte also sein, dass Mitarbeiter gerne auch aus dem Ausland arbeiten dĂŒrfen, jedoch in derselben, oder einer nahen, Zeitzone. So stellst du sicher, dass Kernarbeitszeiten eingehalten werden können.

Tipp: Wenn du mit Firmen oder Kunden in anderen Zeitzonen arbeitest, kann es natĂŒrlich auch von Vorteil sein, Mitarbeiter in anderen Zeitzonen zu haben.

#2 Zielsetzung

Wie jedes andere Meeting auch, mĂŒssen Online Besprechungen gut vorbereitet werden. Am besten schickst du ein Briefing ein paar Tage im Voraus an alle Teilnehmer. So können sie sich vorbereiten, ihre Fragen und Anmerkungen notieren. Dies stellt sicher, dass das Meeting nicht durcheinander wird und geordnet nach Plan laufen kann.

Auch bei einem generellen Remote-Modell sind klare Strukturen, Zielsetzungen und eine zeitige Absprache sehr wichtig.

#3 Nachbereitung

Wenn jeder Teilnehmer einverstanden ist, dann zeichne das Meeting auf. So kann jeder noch einmal nachhören, was gesagt und beschlossen wurde. Eine tolle GedĂ€chtnisstĂŒtze. Sollte eine Aufnahme nicht möglich sein, dann wĂ€re es gut, wenn eine Person zum ProtokollfĂŒhrer erklĂ€rt wird. Dieser schreibt mit, macht Notizen und bereitet den Inhalt des Meetings im Nachhinein ĂŒbersichtlich auf, sodass jeder Mitarbeiter danach eine Übersicht bekommt.

FĂŒr Remote Teams eignet sich eine solche Nachbereitung nach jedem Arbeitstag. Wir verstehen, dass es anfangs schwerfallen kann, die Kontrolle abzugeben. Doch wenn jeder Mitarbeiter die letzten 30 Minuten seines Arbeitstages dazu nutzt ein Protokoll zu erstellen, dann hast du als FĂŒhrungskraft immer eine Übersicht und einen Nachweis.

Pro und Contra fĂŒr Online Meeting und Remote Working

Pro

  • Mehr FlexibilitĂ€t
  • GlĂŒcklichere Mitarbeiter
  • Weniger Reisekosten
  • Mehr Umweltschutz
  • Keine Kosten fĂŒr BĂŒrorĂ€ume
  • Du fĂŒhrst dein Unternehmen in eine neue Zeit. Eine Zeit, die eigentlich schon angebrochen ist!

Contra

  • Weniger Kontrolle ĂŒber die Mitarbeiter. Aber das ist sowieso verstaubtes Denken, oder?
  • Technische Schwierigkeiten 
  • Weniger direkten Kontakt mit den Kollegen
  • Du musst dich nicht auf Neues einstellen und bleibst in deiner Komfortzone. Doch was, wenn das Neue nicht mehr neu ist, sondern dein Unternehmen nur in veralteten Strukturen denkt und agiert?

Du siehst, es gibt lauter gute GrĂŒnde fĂŒr eine Online Besprechung, aber auch fĂŒr die Option Home-Office oder Remote Working fĂŒr alle deine Mitarbeiter.

Ja, es ist ein Prozess und ja, Wachstumsschmerzen können auftreten. Aber es wird sich fĂŒr dich, dein Unternehmen, deine Mitarbeiter und die Umwelt lohnen!

Und wenn du bei dieser großen VerĂ€nderung UnterstĂŒtzung suchst, dann nimm Kontakt zu uns auf!

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