Meeting, Online Besprechung, Telefonanruf oder E-Mail – das ist hier die Frage. Kennst du auch diesen Spruch, der vor einiger Zeit durch die sozialen Medien geisterte?

“I survived another meeting that could have been an email!”

Ob nun Online Meeting oder ein Meeting in Präsenz, manche Besprechungen sind einfach nicht besonders gut durchdacht. Das macht sie wenig effizient und jeder Teilnehmer hätte Zeit und Nerven gespart, wenn das Meeting eine E-Mail gewesen wäre.

Wir haben übrigens einen tollen Beitrag zum Thema „Agile Meetingkultur“ auf unserem Blog.

Und dennoch, manchmal sind Besprechungen einfach notwendig. Doch du könntest dir ja einmal überlegen, ob die nächste Besprechung wirklich vor Ort im Büro stattfinden muss!

Online Meeting – und was ist daran nun besser?

Jeder, dessen Unternehmen ausschließlich von Büroräumen her agiert und in dem es keine Home-Office-Option gibt, möge nun aufhören zu lesen. Er läuft sonst Gefahr, diese Option des Remote Working so zu lieben, dass er sie übernehmen will!

Randbemerkung: Wir wissen, dass sich nicht jedes Geschäftsmodell und nicht jede Abteilung so ohne Weiteres in ein Remote-Modell umwandeln lassen. Wir denken jedoch auch, dass oft nur ein wenig Flexibilität der Führungsetage fehlt, um ein freieres Arbeitsklima und Home-Office zu ermöglichen.

Deshalb führen wir hier einerseits die Vorteile von Online Meetings an, aber erwähnen auch hier und da die Vorteile von Remote Working.

Online Besprechungen sind zunächst einmal interessant für Teams, die sowieso schon teilweise oder ganz remote arbeiten. Häufig wird eine Home-Office-Option angeboten, aber die wichtigen Besprechungen sollen dann doch vor Ort stattfinden.

Da stellt sich uns die Frage, wieso? Denn beim Online Meeting gibt es so viele Vorteile.

Welche Vorteile das genau sind, listen wir hier kurz auf:

• Die Mitarbeiter müssen nicht für 1-2 Stunden Meeting dieselbe Zeit für die Anfahrt aufwenden. So sind sie viel gelassener und besser gelaunt in der Besprechung.
  
• Auch Online Konferenzen sind vorteilhaft, da das Budget für Dienstreisen so wegfällt und an anderer Stelle im Unternehmen einfließen kann.
  
• Beim Online Meeting wurde eine schnellere und effizientere Arbeitsweise erkannt. So ufert dein Meeting nie wieder in eine lange Kaffeepause aus.
  
• Weniger reisen und Auto fahren bedeutet eine Schonung der Umwelt. Zudem werden bei Online Besprechungen häufig digitale Unterlagen genutzt. So schonst du auch noch den Baumbestand.
  
• Corona hat es uns gezeigt. Durch eine Verlagerung der Meetings und Konferenzen (Ansammlung von Menschen in einem Raum), schützt du dich, deine Mitarbeiter und die Menschen in ihrer Nähe. Und das sehr verantwortungsbewusst!

Corona hat die Arbeitswelt auch ein Stück weit umgekrempelt. Viele Unternehmen, die bislang dachten, Remote Working und Home-Office sei niemals möglich, mussten umdenken. Und siehe da – es ist möglich!

Nun ist es doch nur die logische Schlussfolgerung, dass das Modell Home-Office, oder Remote Working weiter gedacht wird.

Stelle dir folgende Fragen:

• Sind meine Mitarbeiter im Home-Office glücklicher?
• Wünschen sich manche jetzt auch Remote Working?
• Welche Regeln müsste ich dann aufstellen, damit es klappt?

Ja, manche Menschen brauchen den Austausch und das Büroleben. Doch wenn deine Mitarbeiter gerne von Zuhause, oder einem Ort ihrer Wahl, arbeiten möchten, und es technisch möglich ist – dann tue dir und ihnen einen Gefallen und gehe in die Umsetzung.

Tipp: Denn ein Unternehmen, das Home-Office, bzw. Remote Working, anbietet, ist vor allem für die neue Generation an Young Professionals besonders interessant!

Die Frage, die du dir stellen solltest, lautet also nicht: Kann ich meinen Mitarbeitern dann vertrauen? Sondern: Wie kann ich so ein Modell integrieren, sodass die Arbeit nicht vernachlässigt wird?

Die Antwort darauf lautet: Regeln!

Welche Regeln müssen für jedes Online Meeting gelten?

#1 Pünktlichkeit

Auch wenn es sich um ein Online Meeting handelt, die Mitarbeiter sollten zur Pünktlichkeit angehalten werden. Immerhin handelt es sich um ein professionelles Meeting.

Du kannst zum Beispiel eine Stunde vorher eine Erinnerungsmail schicken. 

Pünktlichkeit, bzw. der Faktor der Zeit, ist auch beim Remote Working wichtig. Eine Regel für dein Unternehmen könnte also sein, dass Mitarbeiter gerne auch aus dem Ausland arbeiten dürfen, jedoch in derselben, oder einer nahen, Zeitzone. So stellst du sicher, dass Kernarbeitszeiten eingehalten werden können.

Tipp: Wenn du mit Firmen oder Kunden in anderen Zeitzonen arbeitest, kann es natürlich auch von Vorteil sein, Mitarbeiter in anderen Zeitzonen zu haben.

#2 Zielsetzung

Wie jedes andere Meeting auch, müssen Online Besprechungen gut vorbereitet werden. Am besten schickst du ein Briefing ein paar Tage im Voraus an alle Teilnehmer. So können sie sich vorbereiten, ihre Fragen und Anmerkungen notieren. Dies stellt sicher, dass das Meeting nicht durcheinander wird und geordnet nach Plan laufen kann.

Auch bei einem generellen Remote-Modell sind klare Strukturen, Zielsetzungen und eine zeitige Absprache sehr wichtig.

#3 Nachbereitung

Wenn jeder Teilnehmer einverstanden ist, dann zeichne das Meeting auf. So kann jeder noch einmal nachhören, was gesagt und beschlossen wurde. Eine tolle Gedächtnisstütze. Sollte eine Aufnahme nicht möglich sein, dann wäre es gut, wenn eine Person zum Protokollführer erklärt wird. Dieser schreibt mit, macht Notizen und bereitet den Inhalt des Meetings im Nachhinein übersichtlich auf, sodass jeder Mitarbeiter danach eine Übersicht bekommt.

Für Remote Teams eignet sich eine solche Nachbereitung nach jedem Arbeitstag. Wir verstehen, dass es anfangs schwerfallen kann, die Kontrolle abzugeben. Doch wenn jeder Mitarbeiter die letzten 30 Minuten seines Arbeitstages dazu nutzt ein Protokoll zu erstellen, dann hast du als Führungskraft immer eine Übersicht und einen Nachweis.

Pro und Contra für Online Meeting und Remote Working

Pro

• Mehr Flexibilität
• Glücklichere Mitarbeiter
• Weniger Reisekosten
• Mehr Umweltschutz
• Keine Kosten für Büroräume
• Du führst dein Unternehmen in eine neue Zeit. Eine Zeit, die eigentlich schon angebrochen ist!

Contra

• Weniger Kontrolle über die Mitarbeiter. Aber das ist sowieso verstaubtes Denken, oder?
• Technische Schwierigkeiten 
• Weniger direkten Kontakt mit den Kollegen
• Du musst dich nicht auf Neues einstellen und bleibst in deiner Komfortzone. Doch was, wenn das Neue nicht mehr neu ist, sondern dein Unternehmen nur in veralteten Strukturen denkt und agiert?

Du siehst, es gibt lauter gute Gründe für eine Online Besprechung, aber auch für die Option Home-Office oder Remote Working für alle deine Mitarbeiter.

Ja, es ist ein Prozess und ja, Wachstumsschmerzen können auftreten. Aber es wird sich für dich, dein Unternehmen, deine Mitarbeiter und die Umwelt lohnen!

Und wenn du bei dieser großen Veränderung Unterstützung suchst, dann nimm Kontakt zu uns auf!