Agile Meetingkultur – die Revolution für dein Team

Fasst man die Ergebnisse aus diversen Studien zusammen, kommt man zu folgenden Schlüssen bezüglich einer agilen Meetingkultur:

1. Deutsche Arbeitnehmer haben im Durchschnitt 8 Meetings pro Woche!
2. Mehr als die Hälfte der Meetings sind unproduktiv!
3. Es geht Arbeitszeit und damit Geld verloren!

Meetings sind allseits unbeliebt, verschwenden Zeit und Geld, aber werden dennoch so häufig abgehalten. Selbst in Zeiten des Home Office schleichen sie sich ein – jetzt in Form von “Calls”.

Doch wenn du einmal darüber nachdenkst, dann drängt sich doch schnell die Frage auf: “Wieso gibt es Meetings überhaupt noch?”

Meetings – wirklich nur eine Zeitverschwendung?

Du, als Führungskraft, weißt selbst am Besten, dass Meetings notwendig sind. Das Team muss sich regelmäßig auf den neuesten Stand bringen, und auch du musst die Übersicht darüber behalten, wo jeder Mitarbeiter gerade steht und an welchen Aufgaben oder Herausforderungen jeder einzelne gerade sitzt.

Dazu eignen sich Meetings im Team wunderbar. Jeder stellt seine Fragen, wird auf den neuesten Stand gebracht und du, als Teamleiter, bekommst einen Überblick über die Performance, aber auch über etwaige Probleme im Team.

Die Lösung lautet also nicht, dass Meetings oder Calls komplett abgeschafft werden, denn dies führt nur zu neuen Hürden. Es muss also eine Möglichkeit gefunden werden, die Meetings agil, effektiv und effizient zu gestalten.

Aber wie kann eine agile Meetingkultur aussehen? Mehr Infos zu agilem Arbeiten allgemein findest du hier.

Agile Meetingkultur oder absolut sinnlos?

Nun ist es nicht so, dass die Unternehmenswelt erst im Jahr 2021 bemerkt hat, wie ineffizient die meisten Meetings eigentlich sind. Somit gab es natürlich auch schon diverse Vorschläge zur Verbesserung der Meetingkultur.

Ob die folgenden Beispiele zur Kategorie “agile Meetingkultur” gehören, oder vollkommen sinnlos sind, entscheide selbst.

• Der Sprechball – es spricht nur, wer den Ball (oder alternativen Gegenstand) in Händen hält. So wird Zwischenrufen und damit abweichenden Gesprächen vorgebeugt = weniger Zeitverschwendung.
• Die Urlaubs-Illusion – um die Stimmung und damit die Effizienz des Teams zu steigern, sollen sich alle Teilnehmer vorstellen, sie seien an einem schönen, erholsamen Ort, wie an einem Strand, in einem Spa etc. 
• Die Schnellfragerunde – hierbei werden Ideen oder Lösungen zu Fragen und Problemen so schnell wie möglich gefunden. Jeder bringt seinen ersten, intuitive Gedanken ein – vielleicht ist ja etwas Sinnvolles dabei? 

Kreative Vorschläge, um das Arbeitsumfeld zu verbessern sind zwar immer gewünscht, aber sie sollten doch gut durchdacht und wirklich effektiv sein. Daher kommen wir nun zu einem etwas anderen Lösungsansatz für eine agile Meetingkultur.

Wie eine agile Meetingkultur entstehen kann

Zunächst einmal ist der Ansatz der oben genannten Vorschläge schon falsch – sie alle beziehen sich auf die Situation in den Meetings, doch um wirklich effiziente Meetings abzuhalten, müssen sich alle Teilnehmer schon vorab vorbereiten.

Damit das für jeden im Team auch möglich ist, gilt als oberste Regel:

#1: Reduziere die Anzahl der Meetings deines Teams so weit wie möglich!

Laut einer Studie haben deutsche Arbeitnehmer im Schnitt 8 Meetings pro Woche. Bei 5 Arbeitstagen sind das 1,6 Meetings am Tag. Wenn ab jetzt jedes Meeting sorgfältig vorbereitet wird, dann bleibt nicht mehr viel Zeit für die eigentliche Tätigkeit der Mitarbeiter. 

Fokussiere dich also immer auf möglichst wenige Meetings, aber kreiere dafür umso ergiebigere. Ein sinnvolles Meeting findet beispielsweise jeden Montag Vormittag statt – hier werden die Wochenziele besprochen und offene Fragen geklärt, sodass jeder Mitarbeiter des Teams den Rest der Woche erfolgreich arbeiten kann.

#2: Bevor du ein außerordentliches Meeting ins Leben rufst, frage dich Folgendes!

1. Habe ich das Thema, das ich ansprechen will, wirklich durchdacht? Weiß ich genau, worauf das Meeting hinauslaufen soll? Wenn nicht, dann setze dich erst einmal in Ruhe hin, vielleicht lässt es sich auch ohne Meeting lösen.
2. Brauche ich wirklich den Input von anderen, um mein Problem zu lösen? Wenn nicht, dann setze dich alleine an die Aufgabe und verschwende keine Zeit.
3. Ist es absolut notwendig, dass sich das Team trifft und über den Sachverhalt spricht? Wenn nicht, dann ist vielleicht eine Email die effizientere Lösung?

Wenn du alle Fragen mit “Ja” beantwortet hast, dann bereite das Meeting oder den Call sorgfältig vor.

#3: Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg 

Nicht nur die Person, die das Meeting ins Leben ruft sollte gut vorbereitet sein, die anderen Teilnehmer auch. Handelt es sich um das wöchentliche Montags-Meeting, dann weiß jeder Mitarbeiter, was er zu liefern hat.

In der Anfangsphase kannst du deine Mitarbeiter freitags daran erinnern, dass sie alle Fragen, ihre Aufgaben für die kommende Woche und andere wichtige Punkte zusammentragen, sodass jeder bestens vorbereitet ist. Mit etwas Routine wird diese Vorbereitung zu einem festen To-Do ihrer Mitarbeiter – und natürlich auch für dich selbst.

Bei außerordentlichen Meetings ist wichtig, dass du jeden Mitarbeiter wissen lässt, was du von ihm erwartest, damit jeder auch die Möglichkeit hat, sich optimal vorzubereiten.

#4: Stelle Meeting-Regeln auf

Hier ein paar Vorschläge, um deine zukünftigen Meetings so effektiv wie möglich zu gestalten.

• Lege eine “Kein-Handys” Regel fest. Hierzu zählen auch alle andere Arten von Ablenkungen.
• Ein Meeting am Morgen? Gut, jedoch sollte es nicht zur Frühstückspause werden. 
• Mehr Effizienz, bitte. Hand-outs liegen den Mitarbeitern vorab vor und Power-Point-Präsentationen sind so kurz wie möglich gefasst – immerhin liegt der Sinn von Meetings in der Diskussion und dem Austausch.
• Timing. Meetings sollten nie länger als 30 Minuten in Anspruch nehmen. Zum Einen garantiert das die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer und zum Anderen fördert eine klare Zeitbegrenzung die Motivation!
• Die Agenda. Ob wöchentliches Meeting oder außerordentliches Meeting – es gibt eine Agenda, und an diese halten sich alle. Bonuspunkte, wenn jeder Schritt auch eine zeitliche Begrenzung hat!

Fassen wir also noch einmal zusammen, auf welchen Säulen eine agile Meetingkultur beruht.

1. Die Anzahl der Meetings wird auf ein Mindestmaß reduziert!
2. Jeder Mitarbeiter muss sich die Fragen aus #2 stellen, bevor er ein Meetings ins Leben ruft – es werden nur noch absolut notwendige Meetings gehalten.
3. Jedes Meeting ist optimal vorbereitet, sodass die gemeinsame Zeit sinnvoll genutzt wird.
4. Es gibt klare Regeln, die ebenfalls zur Effizienz der Meetings beitragen sowie eine klare zeitliche Begrenzung.

Du kannst also erkennen, dass es sich bei einer agilen Meetingkultur nicht einfach um einen Sprechball, einen Tagtraum in den Urlaub, oder eine schnelle Antwortrunde handelt. Der Ansatz einer agilen Meetingkultur beginnt schon bei der Vorbereitung. Und auch das Ziel dieser neuen Meetingkultur liegt in der Qualität, nicht der Quantität.

Das Problem mit der aktuellen Meetingkultur

Wir leben in einer Zeit, in der das Wort “Hustle” und der Satz “Ich bin so beschäftigt!” als Synonym mit Erfolg gewertet werden. Diese Entwicklung führte dazu, dass man immer mehr in immer kürzerer Zeit schaffen will, um überhaupt mithalten zu können.

Produktiv sein, oder reicht es schon, sich produktiv zu fühlen? 

Das Modell der 40-Stunden-Woche hält sich bis heute und viele Unternehmer sind auch weiterhin der Meinung, dass dies das einzig mögliche Modell sei. Doch schaut man einmal in die einzelnen Abteilungen, so sieht man, dass kein Mitarbeiter wirklich 8 Stunden produktiv arbeitet. 

Und dennoch, wenn man am Ende eines Tages sagen kann: “Jetzt habe ich wieder 8 Stunden gearbeitet!” Dann erlaubt uns unsere gesellschaftliche Konditionierung, uns erfolgreich zu fühlen. Wohingegen jemand, der “nur” 4 Stunden gearbeitet hat, eher das Gefühl bekommt, er habe nicht genug getan und sei sogar faul.

Übertragen wir das auf die aktuelle Meetingkultur, so ist es kein Wunder, dass Meetings immer beliebter geworden sind – je mehr ich im Kalender stehen habe, desto produktiver war ich, oder ich kann es mir wenigstens einreden.

Genauso wie jemand, der zwar “nur” 4 Stunden arbeitet, aber in diesen wirklich konzentriert und effizient, teilweise sogar mehr schaffen kann, als jemand der zwangsweise 8 Stunden an seinem Arbeitsplatz verbringt, so kann ein Team auch mit einem intensiven, gut geplanten Meeting pro Woche mehr erreichen, als mit etlichen, ineffizienten Meetings. Effizienz ist also das Stichwort, auch im Bezug zur agilen Meetingkultur.

Ein Ausblick

Nicht zuletzt durch Corona verändert sich unsere Arbeitskultur momentan und immer mehr Unternehmen merken, dass es auch anders – sogar besser geht.

In Zukunft wird die erbrachte Leistung gewertet und nicht die abgesessenen Stunden. Wenn wir zu einem flexibleren, agileren Arbeits- sowie Meetingmodell kommen können, dann steigert das nicht nur die Effizienz der Mitarbeiter und senkt Kosten, es verbessert auch das Arbeitsklima.

Denn mehr Freizeit, bedeutet nicht gleich weniger Leistung. Das Gegenteil ist sogar der Fall: Wenn du deinen Mitarbeitern sagst, sie können sich frei nehmen, sobald das Soll der Woche geschafft ist und werden dennoch voll entlohnt, was glaubst du, wie schnell du Ergebnisse vorliegen hast?

Und genauso verhält es sich auch mit den Meetings. Wenn deine Mitarbeiter wissen, dass sie durch das Meeting besser und schneller ihre Arbeit erledigen können, dann sind sie motiviert und tragen zum Erfolg des Meetings gerne bei. 

Eine Win-Win-Situation, die sich in der nächsten Zeit etablieren wird. Denn immerhin ist auch die 4-Tage Woche immer mehr auf dem Vormarsch – lies dazu mehr hier.