Meetings dienen unterschiedlichen Zwecken -von informellen Treffen bis hin zu formellen Brainstorming-Sitzungen. Oft finden sie sich als wiederkehrende Termine in unseren Kalendern, ohne Ende in Sicht. Neue Untersuchungen belegen deutlich, dass etwa 70 % aller Besprechungen die Beschäftigten davon abhalten, zu arbeiten und ihre Aufgaben zu erledigen! Nahm die durchschnittliche Dauer von Meetings während der Pandemie um 20 % ab, stieg deren Anzahl im Durchschnitt um 13,5 %. Ineffektive, unsere Zeit verschwendende Meetings können sich aber negativ auf das psychische, physische und mentale Wohlbefinden auswirken.
Jüngste Untersuchungen haben ergeben, dass neu beförderte Manager/innen oft zu dem Problem beitragen: Sie halten nämlich fast ein Drittel (29 %) mehr Meetings ab als ihre erfahrenen Kollegen/innen. Auf der Suche nach den versteckten Kosten flexibler Arbeitspraktiken stellten wir fest, dass Häufigkeit und Dauer von Besprechungen laufend zunehmen, seit die Unternehmen zur Telearbeit übergegangen sind.
Mögliche Gründe dafür sind:
- Ohne die Möglichkeit persönlicher Treffen mit ihren Teammitgliedern an den neuen hybriden Arbeitsplätzen, fühlen sich neue Führungspersönlichkeiten zusätzlich unter Druck gesetzt, Verbindungen aufzubauen. Sie wollen jedoch sichtbarer werden und sich überdies die Zustimmung ihrer Teams sichern.
- Es ist außerdem einfacher als je zuvor, unsere Tage mit Meetings zu füllen. Dank Teleworking müssen wir nicht zwischen privaten Besprechungsräumen hin- und herhetzen – wir verlassen einfach ein Meeting und loggen uns eine Minute später in ein anderes ein.
Was aber sind die Auswirkungen? Unsere Untersuchung zeigt, dass 92 % der Beschäftigten Meetings als kostspielig und unproduktiv empfinden. Ständige Online-Interaktionen führen oft zu „Zoom-Müdigkeit“ – was laut Neuropsychologen maßgeblich zum Techno-Stress beiträgt. Kurz gesagt: Mehr Meetings helfen nicht bei der Erreichung von Zielen!
Eine Befragung von 76 Unternehmen, die in den letzten 14 Monaten die Zahl ihrer Meetings reduziert haben, um die Auswirkungen auf neue Führungskräfte zu untersuchen, ergab, dass Häufigkeit und Qualität der Interaktionen innerhalb eines Team zwar entscheidend für den Aufbau von Vertrauen und Zusammenhalt sind – Meetings für neu beförderte Manager sind aber nicht mehr der beste Weg, diese Ziele zu erreichen. Tatsächlich gibt es viel effektivere Wege für die Entwicklung von Bindungen und dazu gehört auch, weniger Treffen abzuhalten.
Weniger Meetings und deren Vorteile
In den 76 untersuchten Unternehmen ergab sich eine um 71 % höhere Produktivität der Mitarbeiter/innen bei gleichzeitiger Reduktion der Besprechungen um 40%. Für uns erklärt sich das damit, dass sich Mitarbeiter/innen selbstbestimmter und autonomer fühlen. Anstatt eines Zeitplans als “Chef”, bestimmen sie ihre Aufgabenliste selbst und verfügen über Eigenverantwortlichkeit – und das bedeutet um 52 % mehr Zufriedenheit!
Auch die Zusammenarbeit hat sich verbessert – um 55 %, denn die Beschäftigten suchten und fanden optimale Möglichkeiten, sich im Team zu treffen und nutzten oft Projektmanagement-Tools wie Slack oder Teams, um projektspezifische Kommunikation zu unterstützen. Dadurch sank auch das Stress-Risiko um 57 %, was natürlich wiederum das allgemeine Wohlbefinden verbesserte.
Mit der Meeting-Reduktion um 80 % sank das Gefühl des Teams, “mikro-gemanagt” zu werden, um 74 %. Die Mitarbeiter fühlten sich wertgeschätzt, vertrauenswürdig sowie engagierter (44%) und arbeiteten mehr fürs Unternehmen. Auch die Kommunikation zeigte sich um 65 % klarer und wesentlich effektiver – daher gab es auch wesentlich weniger Missverständnisse. Sätze wie „Ich dachte, du hast mir gesagt…“ oder „Ich hatte den Eindruck“ verringerten sich sehr schnell, weil die Mitarbeiter*innen einfach in einer früheren Slack-Konversation oder in einer Projektübersicht nachschauten, um etwas zu überprüfen.
Wie DU Meetings reduzieren kannst:
Du bist eine neue Führungskraft und versuchst, ein gutes Verhältnis zu deinem Team aufzubauen? Heureka – dann haben wir hier einige Rat- und Vorschläge für dich, die dir helfen werden die Anzahl deiner Meetings um mindestens die Hälfte zu reduzieren!
Sei sehr wählerisch.
Welche deiner Besprechungen der letzten Zeit waren am nützlichsten? Merke dir als Faustregel: Halte Meetings nur dann ab, wenn sie wirklich „absolut“ notwendig sind, wie etwa:
- um geleistete Arbeit zu überprüfen – was hat (nicht) funktioniert und warum
- um etwas zu klären und zu bestätigen (Richtlinien, Teamziele, etc.)
- um Arbeit angemessen auf dein Team zu verteilen
Der nächste wichtige Punkt ist deine Einladungsliste : Wird wirklich jeder gebraucht? Oder kannst du das Treffen für einige Personen optional machen, denn je weniger wichtig das Thema für ihre Arbeit ist, desto weniger engagiert werden deine Teammitglieder sein!
Ermutige dein Team, Meetings auch abzusagen, wenn sie sie nicht wirklich optimal nutzen können. Schon wenn du genau abwägst, welche Besprechungen Mehrwert bringen und welche nicht, entlastest du den Terminkalender deiner Mitarbeiter/innen.
Interessanterweise haben wir festgestellt, dass diese Strategie die Loyalität gegenüber Führungskräften stärkt. Wenn du deinem Team Autonomie gewährst, können sie ihre Arbeit selbst gestalten, was ihnen hilft, den Sinn in ihrer Arbeit zu finden.
Stelle deine täglichen Status-Besprechungen auf Slack oder Teams um.
Tägliche Besprechungen sind am schwierigsten aufzugeben. Als neue Führungskraft glaubst du vielleicht, dass sie für dein Team wichtig sind, damit ihr eure Ziele als Gruppe erreichen könnt.
Wir haben einen anderen Vorschlag: Richte doch einen Slack- oder Teams-Kanal speziell für diesen Zweck ein. Sende jeden Werktag um 9:00 Uhr eine Nachricht: „@hier Was hast du heute auf dem Herzen“?
Bitte deine Teammitglieder, innerhalb einer Stunde mitzuteilen, , ob es wichtige Projekt-Updates oder Rückschläge gibt … dann kannst du gezielt darauf eingehen!
Laut unserer Umfrage ziehen 83 % der Beschäftigten diese Chat-Kontaktpunkte vor, weil sie dadurch Zeit sparen. Haben deine Teammitglieder eine Frage, sollen sie dir einfach eine Nachricht schicken, anstatt einen 30-Minuten-Block in deinem Kalender zu suchen!
Nutze digitale Tools für asynchrone Arbeit.
Wenn du das nächste Mal ein Brainstorming abhältst, frag dich: Kann ein Teil davon asynchron erledigt werden? Die Antwort ist wahrscheinlich ja.
Mit Tools wie Mirol und Google Forms können deine Mitarbeiter/innen ihre Ideen asynchron – ohne dafür jedesmal auf ein Meeting zu warten. Im Folgetreffen benötigt ihr mit Sicherheit nur mehr die halbe Sitzungszeit!
Zusätzlich lassen sich besprechungsabhängige Aktivitäten wie die Überprüfung des Projektfortschritts asynchron auf einem Dashboard verfolgt, das für alle transparent ist. Wir haben festgestellt, dass dieser Ansatz dazu beiträgt, den Kalender zu entrümpeln und mehr Platz für wertvolle Zeit ohne Meetings und konzentrierte Arbeit zu schaffen.
Unsere Daten zeigen zwar, wie wichtig es ist, weniger Meetings abzuhalten – neue Manager/innen müssen aber wissen, was genau in ihrem Umfeld notwendig ist und funktioniert, um die Vorteile dieser Strategien voll ausschöpfen zu können. Die Vorteile von besprechungsfreien Zeiten flachen nach einer Verringerung um 60 % ab – Zufriedenheit, Produktivität und Engagement gehen zurück, wenn nicht mindestens ein Tag für Besprechungen bereitgehalten wird. Unserer Meinung nach erweist es sich als vorteilhaft, an zwei Tagen pro Woche Meetings abzuhalten.
Zusammengefasst ist also ganz wichtig: Deine Teams sind voller talentierter und fähiger Menschen, die das tun, was sie am besten können … aber sie brauchen dafür Raum. Wenn du besser verstehst, wie sie zusammenarbeiten wollen, wie Meetings dazu passen, wo diese einen Mehrwert bringen und wo nicht, wirst du “ nutzlose” Besprechungen minimieren und weniger, dafür produktivere Meetings etablieren können!
