Was ist Delegation?
Ob es der treue VW Polo ist, den wir schon seit 15 Jahren fahren und der nun langsam den Geist aufgibt, ob es die glatte Stirn ist, die wir mit Faltencremes versorgen oder eben Aufgaben, die uns aufhalten. Loslassen ist nicht immer das Einfachste – so auch beim Delegieren.
Zumindest in der Arbeitswelt, solltest du dir aber auf jeden Fall bewusst machen – Delegieren von Aufgaben ist extrem wichtig. Nicht nur für dich selbst sondern auch für diejenigen, denen du die Arbeit überträgst.
Warum fällt es vielen so schwer, Verantwortung und Kompetenzen abzugeben?
- Das Ergebnis könnte schlechter ausfallen.
- Es dauert zu lange, anderen zu erklären, was ich möchte.
- Ich wirke weniger kompetent.
- Ich könnte die Kontrolle und Übersicht verlieren.
- Es geht eh schneller, wenn ich es selbst mache.
All diese Ausreden halten aber vom Wesentlichen ab und sind ganz objektiv betrachtet doch auch recht eitel. Keiner von uns kann alles und das müssen wir uns eingestehen.
Die Kompetenz richtig zu delegieren zählt zu den 8 Soft-Skills für Führungskräfte und kann erlernt werden. Stell dir vor, du bist der Dirigent eines Orchesters! Du spielst zwar selbst kein Instrument, bist aber für die Gesamtleistung von entscheidender Bedeutung.
Delegieren ohne Mikromanagement
„Selbst wenn du eine Aufgabe 30 % besser als jemand, der für dich arbeitet, erledigen kannst, kostet dich die Zeit und die Zustimmungen, auf die du für jede kleine Entscheidung bestehst, höhere Verluste in Hinsicht auf Mitarbeitermoral und Leidenschaft sowie Selbstvertrauen deiner Belegschaft, als die 30 %, die du glaubst beizutragen.“
Dieses frei übersetzte Zitat stammt von Scott Berkun, einem Experten in Sachen Projekt- und Zeitmanagement. Er arbeitete für Microsoft bevor er sich entschloss Redner und Autor zu werden.
In dem zitierten Text spricht er über Manager, die zwar delegieren, ihren Angestellten dann aber ständig über die Schulter schauen, fertige Projekte erneut überarbeiten und das Gefühl haben, die Kontrolle nicht abgeben zu wollen.
Geht es ums Delegieren, lautet das Schlüsselwort „Vertrauen“. Gibst du Aufgaben ab, zeigst du deinen Angestellten, dass du ihnen zutraust, die Anforderungen zu erfüllen und die Arbeit zu erledigen. Ist dies nicht der Fall, wirst du schnell merken, dass sich ein Motivationstief breitmacht, die Qualität leidet und sich keiner deiner Mitarbeiter um deine Projekte schert.
Der Trick ist es hierbei zu wissen was du abgeben kannst und an wen. Denn wenn du zu wenig delegierst, kannst du dich selbst nicht auf deine Kernaufgaben konzentrieren, delegierst du aber zu viel, können Angestellte schnell überfordert werden.
Außerdem musst du natürlich einschätzen können, welchen Wissenstand, welche Fähigkeiten und Erfahrungen deine Angestellten mitbringen. Finde die Person, zu der die Aufgabe passt, die du delegieren möchtest. Weißt du zum Beispiel, dass einer deiner Mitarbeiter eine bestimmte Tätigkeit schon einmal gemacht und demzufolge bereits Erfahrung hat, beauftrage ihn erneut.
Formuliere auf die Auswahl deines Mitarbeiters basierend, welche Arbeit du wie verrichtet haben möchtest. Missverständnisse sind häufig die Gründe für das Versagen einer Delegation.
In unserer Infografik haben wir vier Delegations-W-Fragen zusammengestellt. Warum solltest du delegieren? Wie und an wen? Was sind Aufgaben, die delegiert werden können?
Sieh dir außerdem an, welche Schritte du befolgen solltest, wenn du Aufgaben und Verantwortung an andere übertragen möchtest.
Drei Tipps zum richtigen Delegieren
Klare Anweisungen
Mal fix ein Post-It auf dem Schreibtisch lassen oder eine Ein-Satz-E-Mail rüberschicken, führt oft dazu, dass sich dein Angestellter nicht wertgeschätzt und frustriert fühlt – dementsprechend wird dann auch das Ergebnis aussehen.
Überträgst du eine Aufgabe an einen Mitarbeiter, stelle sicher, dass er oder sie weiß, was du erwartest, was zu erledigen und wo Hilfe zu finden ist. Nimm dir die Zeit, trainiere deine Kollegen und biete jederzeit deine Unterstützung an.
Erläutere das Ziel hinter der Tätigkeit und vermittle Hintergrundwissen, wenn es sich zum Beispiel nur um eine Teilaufgabe handelt. Versuche hierbei aber nicht zu sehr ins Detail zu gehen. Dein Angestellter sollte nicht das Gefühl haben, dass du an seiner Intelligenz zweifelst.
Um sich Arbeitsaufwand gut einteilen zu können, ist es für deine Kollegen hilfreich Zeitfristen zu haben. Formuliere klar, was in welchem Rahmen erledigt werden soll.
Was ist der aktuelle Stand? Wo sind alle Informationen und Unterlagen? Stelle sicher, dass alle Voraussetzungen geschaffen wurden, damit die Aufgabe erledigt werden kann. An diesem Punkt unterscheidet sich eine gute von einer schlechten Delegation.
Freiheiten lassen
Das Ziel (Wo wollen wir hin?!) sowie ein klarer Leitfaden ist die Grundlage jeder delegierten Aufgabe. Nun kann aber die Arbeitsweise , die Strategie und der Lösungsweg eines jeden anders sein.
Sei offen für Neues und höre dir die Vorschläge anderer an. Vielleicht sind sie ja sogar besser als deine.
Übernimmt ein Mitarbeiter eine neue Aufgabe, ist er unter Umständen zu Beginn etwas unsicher und weiß nicht recht, wo er beginnen soll. Stell als Führungskraft sicher, dass es deinen Angestellten bewusst ist, dass du immer ein offenes Ohr für sie hast. Fehler sind besonders am Anfang ganz normal und man kann aus ihnen lernen. Versuche geduldig zu sein, auch wenn nicht gleich alles glatt läuft. Delegieren kann zu Beginn ein kleines Experiment sein.
Behalte den Überblick beim Delegieren
Nach allem, was wir gesagt haben, ist dieser Punkt ein besonders schwieriger.
Du solltest deinen Mitarbeitern vertrauen und den Hang zum Mikromanagement unterbinden. Handelt es sich aber um ein längeres Projekt, schadet es nicht, zu wissen, an welchem Punkt im Arbeitsprozess sich derjenige, an den du delegiert hast, befindet.
Prüfst du erst am Ende, kann es sein, die Aufgabe wurde nicht korrekt ausgeführt und der Angestellte tappte schon seit einer Weile im Dunkeln.
Zum Glück gibt es eine Riesenanzahl an Softwaretools, die helfen Projekte zu gliedern und mit deren Hilfe jeder den Überblick behalten sollte. Bekannte Beispiele sind hierfür Trello, Asana und Jira. Beide ermöglichen Mitarbeitern bereits in der Planung von Projekten involviert zu sein und verringern ganz nebenbei den Gebrauch nerviger Excel-Tabellen und einem Notizzettelchaos.
Außerdem ermöglicht die Kontrolle, Mitarbeiter für gute Arbeit zu loben und so Motivation zu steigern. So wird auch das Delegieren in der Zukunft einfacher.
Welche Erfahrungen hast du mit dem delegieren von Aufgaben gemacht? Schreibe es mir in die Kommentare…
Dein Saleh Amiralai
PS: Um das richtige Delegieren von Aufgaben geht es unter anderem auch in meinem vierwöchigen Online-Program „Führen statt Managen“. Klicke auf den folgenden Banner und erfahre, wie du zu einer Führungspersönlichkeit wirst, der Mitarbeiter vertrauen.
