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Delegieren – Warum, wie, an wen und was?

Delegieren – Warum, wie, an wen und was?

Was ist Delegation?

Ob es der treue VW Polo ist, den wir schon seit 15 Jahren fahren und der nun langsam den Geist aufgibt, ob es die glatte Stirn ist, die wir mit Faltencremes versorgen oder eben Aufgaben, die uns aufhalten. Loslassen ist nicht immer das Einfachste – so auch beim Delegieren.

Zumindest in der Arbeitswelt, solltest du dir aber auf jeden Fall bewusst machen – Delegieren von Aufgaben ist extrem wichtig. Nicht nur für dich selbst sondern auch für diejenigen, denen du die Arbeit überträgst.

Warum fällt es vielen so schwer, Verantwortung und Kompetenzen abzugeben?

  • Das Ergebnis könnte schlechter ausfallen.
  • Es dauert zu lange, anderen zu erklären, was ich möchte.
  • Ich wirke weniger kompetent.
  • Ich könnte die Kontrolle und Übersicht verlieren.
  • Es geht eh schneller, wenn ich es selbst mache.

All diese Ausreden halten aber vom Wesentlichen ab und sind ganz objektiv betrachtet doch auch recht eitel. Keiner von uns kann alles und das müssen wir uns eingestehen.

Die Kompetenz richtig zu delegieren zählt zu den 8 Soft-Skills für Führungskräfte und kann erlernt werden. Stell dir vor, du bist der Dirigent eines Orchesters! Du spielst zwar selbst kein Instrument, bist aber für die Gesamtleistung von entscheidender Bedeutung.

Delegieren ohne Mikromanagement

„Selbst wenn du eine Aufgabe 30 % besser als jemand, der für dich arbeitet, erledigen kannst, kostet dich die Zeit und die Zustimmungen, auf die du für jede kleine Entscheidung bestehst, höhere Verluste in Hinsicht auf Mitarbeitermoral und Leidenschaft sowie Selbstvertrauen deiner Belegschaft, als die 30 %, die du glaubst beizutragen.“

Dieses frei übersetzte Zitat stammt von Scott Berkun, einem Experten in Sachen Projekt- und Zeitmanagement. Er arbeitete für Microsoft bevor er sich entschloss Redner und Autor zu werden.

In dem zitierten Text spricht er über Manager, die zwar delegieren, ihren Angestellten dann aber ständig über die Schulter schauen, fertige Projekte erneut überarbeiten und das Gefühl haben, die Kontrolle nicht abgeben zu wollen.

Vermeide Mikromanagement beim Delegieren

Geht es ums Delegieren, lautet das Schlüsselwort „Vertrauen“. Gibst du Aufgaben ab, zeigst du deinen Angestellten, dass du ihnen zutraust, die Anforderungen zu erfüllen und die Arbeit zu erledigen. Ist dies nicht der Fall, wirst du schnell merken, dass sich ein Motivationstief breitmacht, die Qualität leidet und sich keiner deiner Mitarbeiter um deine Projekte schert.

Der Trick ist es hierbei zu wissen was du abgeben kannst und an wen. Denn wenn du zu wenig delegierst, kannst du dich selbst nicht auf deine Kernaufgaben konzentrieren, delegierst du aber zu viel, können Angestellte schnell überfordert werden.

Außerdem musst du natürlich einschätzen können, welchen Wissenstand, welche Fähigkeiten und Erfahrungen deine Angestellten mitbringen. Finde die Person, zu der die Aufgabe passt, die du delegieren möchtest. Weißt du zum Beispiel, dass einer deiner Mitarbeiter eine bestimmte Tätigkeit schon einmal gemacht und demzufolge bereits Erfahrung hat, beauftrage ihn erneut.

Formuliere auf die Auswahl deines Mitarbeiters basierend, welche Arbeit du wie verrichtet haben möchtest. Missverständnisse sind häufig die Gründe für das Versagen einer Delegation.

 

Infografik mit Schritten zum richtigen Delegieren von Aufgaben

In unserer Infografik haben wir vier Delegations-W-Fragen zusammengestellt. Warum solltest du delegieren? Wie und an wen? Was sind Aufgaben, die delegiert werden können?

Sieh dir außerdem an, welche Schritte du befolgen solltest, wenn du Aufgaben und Verantwortung an andere übertragen möchtest.

Drei Tipps zum richtigen Delegieren

Klare Anweisungen

Mal fix ein Post-It auf dem Schreibtisch lassen oder eine Ein-Satz-E-Mail rüberschicken, führt oft dazu, dass sich dein Angestellter nicht wertgeschätzt und frustriert fühlt – dementsprechend wird dann auch das Ergebnis aussehen.

Überträgst du eine Aufgabe an einen Mitarbeiter, stelle sicher, dass er oder sie weiß, was du erwartest, was zu erledigen und wo Hilfe zu finden ist. Nimm dir die Zeit, trainiere deine Kollegen und biete jederzeit deine Unterstützung an.

Erläutere das Ziel hinter der Tätigkeit und vermittle Hintergrundwissen, wenn es sich zum Beispiel nur um eine Teilaufgabe handelt. Versuche hierbei aber nicht zu sehr ins Detail zu gehen. Dein Angestellter sollte nicht das Gefühl haben, dass du an seiner Intelligenz zweifelst.

Um sich Arbeitsaufwand gut einteilen zu können, ist es für deine Kollegen hilfreich Zeitfristen zu haben. Formuliere klar, was in welchem Rahmen erledigt werden soll.

Was ist der aktuelle Stand? Wo sind alle Informationen und Unterlagen? Stelle sicher, dass alle Voraussetzungen geschaffen wurden, damit die Aufgabe erledigt werden kann. An diesem Punkt unterscheidet sich eine gute von einer schlechten Delegation.

Freiheiten lassen

Das Ziel (Wo wollen wir hin?!) sowie ein klarer Leitfaden ist die Grundlage jeder delegierten Aufgabe. Nun kann aber die Arbeitsweise , die Strategie und der Lösungsweg eines jeden anders sein.

Sei offen für Neues und höre dir die Vorschläge anderer an. Vielleicht sind sie ja sogar besser als deine.

Übernimmt ein Mitarbeiter eine neue Aufgabe, ist er unter Umständen zu Beginn etwas unsicher und weiß nicht recht, wo er beginnen soll. Stell als Führungskraft sicher, dass es deinen Angestellten bewusst ist, dass du immer ein offenes Ohr für sie hast. Fehler sind besonders am Anfang ganz normal und man kann aus ihnen lernen. Versuche geduldig zu sein, auch wenn nicht gleich alles glatt läuft.

Behalte den Überblick beim Delegieren

Nach allem, was wir gesagt haben, ist dieser Punkt ein besonders schwieriger.

Du solltest deinen Mitarbeitern vertrauen und den Hang zum Mikromanagement unterbinden. Handelt es sich aber um ein längeres Projekt, schadet es nicht, zu wissen, an welchem Punkt im Arbeitsprozess sich derjenige, an den du delegiert hast, befindet.

Prüfst du erst am Ende, kann es sein, die Aufgabe wurde nicht korrekt ausgeführt und der Angestellte tappte schon seit einer Weile im Dunkeln.

Behalte beim Delegieren den Überblick

Zum Glück gibt es eine Riesenanzahl an Softwaretools, die helfen Projekte zu gliedern und mit deren Hilfe jeder den Überblick behalten sollte. Bekannte Beispiele sind hierfür Trello, Asana und Jira. Beide ermöglichen Mitarbeitern bereits in der Planung von Projekten involviert zu sein und verringern ganz nebenbei den Gebrauch nerviger Excel-Tabellen und einem Notizzettelchaos.

Außerdem ermöglicht die Kontrolle, Mitarbeiter für gute Arbeit zu loben und so Motivation zu steigern. So wird auch das Delegieren in der Zukunft einfacher.

 

Welche Erfahrungen hast du mit dem delegieren von Aufgaben gemacht? Schreibe es mir in die Kommentare…

Dein Saleh Amiralai

10 wichtige Fragen für das neue Arbeitsjahr

10 wichtige Fragen für das neue Arbeitsjahr

Der Beginn eines neuen Jahres ist eine gute Zeit, um eine Bestandsaufnahme deines Arbeitslebens zu machen. Warst du glücklich oder unglücklich bei der Arbeit? Was würdest du gerne ändern?

 

Es ist wichtig, dies zu bewerten, denn wie du dich bei der Arbeit fühlst, hat einen so großen Einfluss auf dich sowohl bei der Arbeit als auch zu Hause. Wenn du bei der Arbeit zufrieden bist, hast du eine bessere Arbeitsleistung und mehr beruflichen Erfolg. Du hast auch eine bessere Gesundheit und ein glücklicheres Privatleben.

 

Leider blicken die meisten Menschen zurück und denken ausschließlich daran, was schief gelaufen ist. Die Dinge, die sie hätten tun sollen. Sie sollten Ziele erreicht haben. Der Fortschritt, der nicht kam.

 

Wir gewinnen viel von unserem Glück bei der Arbeit (und im Leben), indem wir die guten Dinge, die wir haben und tun, schätzen. Sicher, du solltest auch deine Situation verbessern und Probleme angehen, aber es ist genauso wichtig, die Dinge zu schätzen, die funktionieren.

 

Das ist schwer. Negativitätsverzerrung ist eines der am meisten etablierten psychologischen Phänomene und es bedeutet ganz einfach, dass unser Verstand dem Schlechten mehr geistige Konzentration und Erkenntnis widmet als dem Guten. Unsere Gedanken gehen automatisch zu Problemen, Ärger, Bedrohungen und Ängsten, aber das Erinnern und Anerkennen des Guten in unserem Leben erfordert Anstrengung und Konzentration.

 

Wir denken, dass du viel mehr erreichen kannst, wenn du das um 180 Grad drehst, also hier ist unser Vorschlag für eine kleine Neujahrsübung in der Freude am Arbeitsplatz:

 

Denke an dein Arbeitsleben in 2017 zurück und beantworte die folgenden 10 Fragen. Es funktioniert am besten, wenn du dir etwas Zeit nimmst und deine Antworten aufschreibst:

 

  • Was lief 2017 für dich bei der Arbeit wirklich gut?
  • Was hast du getan, auf das du stolz warst?
  • Für wen hast du bei der Arbeit etwas unternommen?
  • Welche neuen Fähigkeiten hast du beruflich gelernt?
  • Wie bist du persönlich bei der Arbeit gewachsen?
  • Wer hat dir im Jahr 2017 bei der Arbeit geholfen?
  • Wen hast du beruflich bewundert?
  • Welche 5 Dinge aus deinem Arbeitsleben im Jahr 2017 hättest du gern mehr in 2018?
  • Welche 5 Dinge aus deinem Arbeitsleben würdest du 2017 weniger mögen?
  • Was wirst du konkret tun, um 2018 bei der Arbeit glücklicher zu werden?

 

Manche Leute denken, dass sie hart arbeiten müssen, um erfolgreich zu sein – und dieser Erfolg wird sie glücklich machen. Die Wahrheit ist das Gegenteil: Glücklich sein macht dich effektiver und erfolgreicher bei der Arbeit.

 

Mache in diesem Jahr dein berufliches Erfolgskapital zum Beruf Nr. 1 – denn beruflich glücklich zu sein, wird dich in deiner Karriere erfolgreicher machen.

 

Und das erfordert möglicherweise einige schwierige Entscheidungen. Wenn du feststellst, dass du bei der Arbeit nicht glücklich bist, ist es vielleicht an der Zeit, einen neuen Job zu finden. Zum Glück ist bald der „International Quit Your Crappy Job Day“.

 

Ich wünsche dir ein frohes neues Jahr bei der Arbeit!

Dein Saleh Amiralai

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