Hast du schon mal ein Feedbackgespräch geführt, nach dem der Mitarbeiter eher demotiviert war oder die Gesprächsinhalte nicht richtig umgesetzt wurden?
Möchtest du wissen, was du anders machen kannst, damit dein Feedback (auch bei negativen Themen) motivierend wirkt und das Feedback auch beherzigt wird?
In diesem Blogbeitrag werde ich einige Tipps zum Thema „richtig Feedback geben“ mit dir teilen und dir einen Ablauf für ein Feedbackgespräch vorstellen.
Vorab kann ich schon verraten, dass das Geheimnis für ein gutes Feedbackgespräch in der menschlichen Wahrnehmung liegt.
Du kannst den genau gleichen Sachverhalt zwei verschiedenen Personen erzählen und zwei völlig unterschiedliche Reaktionen bzw. Ergebnisse erhalten.
Doch lass uns der Reihe nach vorgehen…
Die wichtigsten Erfolgsfaktoren für ein gutes Feedbackgespräch sind Authentizität und Vertrauen.
Wenn deine Mitarbeiter den Eindruck haben, dass dein Feedback aufrichtig gemeint ist und dass du (wahrscheinlich) weißt, wovon du sprichst, werden sie viel eher dein Feedback befolgen.
Tipp Nummer 1:
Fokussiere dich auf den Sachverhalt, nicht auf die Person
Bei negativem (konstruktivem) Feedback ist es sehr wichtig, sich auf die Sache zu fokussieren und die Person auszuschließen, damit in deinem Mitarbeiter nicht das Gefühl aufkommt, es handle sich um einen persönlichen Angriff.
Beispiel: Angenommen du leitest die Redaktion eines Online-Verlages und willst den Schreibstil eines Mitarbeiters kritisieren. Wie würdest du vorgehen?
Wie ich nicht vorgehen würde:
Herr Blogschreiber, mir gefällt Ihr Schreibstil überhaupt nicht. Zudem sind Ihre Beiträge viel zu kurz und bringen unseren Lesern keinen Mehrwert. Lange schaue ich mir das nicht mehr an, deshalb ändern Sie das gefälligst schleunigst!
Wie würdest du dich fühlen, wenn dein Vorgesetzter diesen Gesprächsstil unter einem konstruktiven Feedbackgespräch verstehen würde? Für mich wäre dieses Feedbackgespräch eher ein persönlicher Angriff und ich würde mich sicherlich schlecht fühlen. Von meiner Arbeitsmotivation ganz zu schweigen.
Stattdessen würde ich eher so vorgehen:
Hallo Herr Blogschreiber, ich habe gerade diesen interessanten Artikel basierend auf den neusten Studien zu Blogbeiträgen gelesen (den entsprechenden Artikel nehme ich natürlich zu dem Gespräch mit). Hieraus geht hervor, dass Blogartikel mit mehr als 1.500 Wörter in der Regel bessere Suchmaschinenresultate aufweisen und von den Lesern positiver bewertet werden. Vielleicht könnten wir gemeinsam versuchen, unsere Beiträge zukünftig etwas länger zu gestalten? So können Sie den zusätzlichen Text auch dazu nutzen, um tiefer ins Detail zu gehen, damit unsere Leser noch mehr Mehrwert erhalten. Das wäre doch fantastisch!
Mit welchem Gefühl würdest du aus solch einem Gespräch herausgehen?
Ich würde mir denken: „Hm, mein Chef scheint Ahnung von dem Thema zu haben und irgendwie hat er auch recht.“
Was war im zweiten Gespräch anders?
In dem zweiten Gespräch habe ich mich auf die Sache fokussiert und nicht auf die Person. Zudem hat der im Feedbackgespräch erwähnte Artikel mein Anliegen bekräftigt und mich kompetenter erscheinen lassen. Mit der Aussage „Vielleicht könnten wir gemeinsam versuchen …“ habe ich dem Mitarbeiter meine Unterstützung signalisiert.
Bist du bereit für noch ein Beispiel? Angenommen du möchtest deiner Kollegin sagen, dass sie sich dir gegenüber unhöflich verhalten hat, weil sie sich vor versammelter Mannschaft über dich lustig gemacht und dich beleidigt hat.
Wie ich nicht vorgehen würde:
Frau Vorzimmer, ist Ihnen schon mal aufgefallen, was für ein unhöflicher Mensch Sie sind? Ihre Äußerungen sind beleidigend und Sie müssen sich nicht wundern, dass niemand Sie mag.
Auch dieses Vorgehen ist ein persönlicher Angriff. Obwohl es sehr wichtig ist, Frau Vorzimmer dieses Feedback mitzuteilen, gibt es bestimmt einen besseren Weg.
Stattdessen würde ich eher so vorgehen:
Hallo Frau Vorzimmer, als mir letzte Woche der Fehler mit der Abrechnung unterlaufen ist und Sie mich vor allen Leuten damit lächerlich gemacht haben und ich als dumm dastand, hat mich das sehr verletzt. Ich war für den Rest des Tages ziemlich traurig und konnte mich kaum auf meine Arbeit konzentrieren. Ich wünsche mir, falls so etwas wieder vorkommen sollte, dass Sie bitte rücksichtsvoller sind und wir das Thema unter vier Augen besprechen.
Dieses Beispiel beinhaltet meinen
Tipp Nummer 2:
Lass andere an deinen Emotionen teilhaben und die Welt aus deiner Perspektive sehen
Indem ich Frau Vorzimmer erkläre, wie traurig mich ihre Äußerung gemacht hat und wie meine Arbeitsleistung darunter gelitten hat, ermögliche ich ihr, sich in meine Situation hineinzuversetzen und zu verstehen, was ich ihr sagen möchte. Damit wird es für die andere Person wesentlich einfacher, das negative (konstruktive) Feedback anzunehmen.
Zusammenfassung für eilige Leser und Leserinnen:
- Beziehe dein Feedback auf den Sachverhalt und nicht auf die Person
- Vermeide immer persönliche Angriffe
- Erkläre dem anderen dein „WARUM“ und lass ihn/sie an deinen Emotionen teilhaben
- Mache dir im Vorfeld Gedanken darüber, WIE du das Feedbackgespräch führen und WAS zu vermitteln möchtest
Wie du erfolgreich negative Feedbackgespräche führst
Der Schlüssel zum Erfolg beim negativen Feedbackgespräch (gerne auch konstruktives Feedbackgespräch genannt) liegt darin, das Feedback so aussagekräftig und spezifisch wie möglich zu gestalten.
Am besten verdeutliche ich dieses wieder an einem Beispiel: Angenommen du möchtest deinem Mitarbeiter Feedback zu seiner Präsentation vor einem wichtigen Kunden geben, die dir in einigen Punkten nicht gefallen hat.
Wie ich es nicht machen würde:
Lieber Herr PowerPoint, insgesamt haben Sie eine gute Arbeit geleistet, aber ich denke an der Präsentation können Sie noch einiges verbessern.
Dieses Feedback ist viel zu vage und es fehlen konkrete Verbesserungshinweise.
Stattdessen würde ich eher so vorgehen:
Lieber Herr PowerPoint, insgesamt hat mir Ihre Präsentation gut gefallen. Besonders der Punkt zum Thema Facebook-Marketing hat mich sehr angesprochen und dabei ist mir folgende Anregung eingefallen. Vielleicht können Sie beim nächsten Mal noch einige Statistiken in Ihre Präsentation einbauen, um ihre Aussagen zu untermauern. Ich denke, dadurch wird sich die Wirkung Ihrer Präsentation noch verstärken.
Wenn ich so ein Feedback erhalten würde, wäre ich sehr dankbar und durchaus bereit, die Vorschläge in meiner nächsten Präsentation zu berücksichtigen.
Zusammenfassung für eilige Leser und Leserinnen:
- Erwähne, was dir gut gefallen hat
- Gebe konkrete Verbesserungsempfehlungen
- Gebrauche Begriffe wie „beim nächsten Mal…“. Hierdurch wird der Eindruck einer ständigen Verbesserung erweckt.
Mache aus jedem Feedbackgespräch eine positive Sache
Feedback gehört zu den wichtigsten Werkzeugen im deinem Führungskoffer, um die Zufriedenheit sowie die Produktivität deiner Mitarbeiter zu steigern.
Häufig ist es jedoch in Unternehmen so, dass, wenn ein Vorgesetzter zu einem Mitarbeiter sagt „Ich möchte mit Ihnen ein Feedbackgespräch führen“, der erste Gedanke im Kopf des Mitarbeiters ist: „Oh, oh, was habe ich falsch gemacht?“
Deshalb solltest du als Führungskraft im Durchschnitt fünfmal mehr loben als kritisieren und das Feedbackgespräch aus einer Art Coaching-Perspektive sehen.
Hierbei steht das ständige Lernen und Wachsen deiner Mitarbeiter im Vordergrund, um den Unternehmenserfolg zu sichern.
Wie du den Gesprächsablauf von Feedbackgesprächen positiv gestaltest
In seinem Buch „Hundert Percenters“ stellt der Autor Mark Murphy einen Prozess für effektivere Feedbackgespräche vor. Dieser Prozess setzt sich aus sechs Schritten (IDEALS) zusammen, die jetzt etwas näher betrachtet werden:
Invite (Einladung): Gebe deinem Mitarbeiter bereits bei der Einladung die Möglichkeit zu wählen, wann das Treffen mit dir stattfinden soll. Beispiel: „Hallo Herr YX/Frau XY, ich möchte gerne mit Ihnen kurz sprechen, haben Sie jetzt ein paar Minuten Zeit oder passt es Ihnen heute Nachmittag besser?“
Disarm (Entspannung): Kritisiere deinen Mitarbeiter nicht! Bleibe ruhig und konzentriere dich auf den Sachverhalt. Spreche in einem neutralen oder positiven Tonfall.
Eliminate Blame (Beseitige Schuldzuweisungen): Sich gegenseitig Schuldzuweisungen zuzuschieben, bringt keinem etwas. Statt sich auf Schuldzuweisungen zu konzentrieren, solltest du lieber daran arbeiten, eine gemeinsame Lösung zu finden.
Affirm their Control (Kontrollbestätigung): Es ist wichtig, dem Mitarbeiter das Gefühl der Kontrolle über den Gesprächsverlauf zu geben. Hierzu solltest du regelmäßig nachfragen, ob der Mitarbeiter dem Gesagten zustimmt.
List Corrections (Verbesserungsmöglichkeiten): Zeige spezifische Verbesserungsmöglichkeiten auf und erkläre, warum dir eine Verbesserung so wichtig ist.
Synchronize (Synchronisierung): Stelle sicher, dass die Verbesserung eine gemeinsame Aufgabe ist, und frage deinen Mitarbeiter, welche Unterstützung von dir benötigt oder erhofft wird.
Vielleicht denkt nun der eine oder andere Leser (und natürlich auch Leserin) „Warum soll ich als Chef so viel erklären und auf mein Warum eingehen? Von der dafür benötigten Zeit einmal abgesehen.“
Nun, wenn du sicherstellen möchtest, dass dein Feedback motivieren wird, und es angenommen werden soll, dann betrachte dich kurz selbst. Wie möchtest du Feedback von deinem Vorgesetzten, Kunden oder Partner bekommen?
Mir persönlich fällt es immer leichter, etwas zu lernen, zu verändern oder zu verbessern, wenn ich das „Warum“ kenne.
Warum Führungspersönlichkeiten mit „Warum“ starten sollten
In seinem berühmten TED Talk erklärt Simon Sinek die Macht des „Warum“:
Warum? Wie? Was?
Diese winzige Idee erklärt, warum einige Organisationen und einige Führungspersönlichkeiten in der Lage sind zu inspirieren und andere nicht.
Lassen Sie mich die Begriffe kurz definieren. Jede einzelne Person, jede einzelne Organisation auf diesem Planeten weiß, was sie tut, zu 100 Prozent. Einige wissen, wie sie es tun, ob sie es ihren differenzierten Wertbeitrag oder ihren Wertschöpfungsprozess oder ihr Alleinstellungsmerkmal nennen.
Aber nur sehr, sehr wenige Menschen oder Organisationen wissen, warum sie tun, was sie tun. Und mit „warum“ meine ich nicht „um Profit zu machen“.
Das ist ein Ergebnis. Das ist immer ein Ergebnis.
Mit „warum“ meine ich: Was ist ihr Geschäftszweck?
Was ist ihr Anliegen?
Was sind ihre Glaubensgrundsätze?
Warum existiert ihr Unternehmen?
Warum stehen sie morgens auf?
Und warum sollte sich jemand dafür interessieren?
Nun, als ein Ergebnis haben wir die Art, wie wir denken, wie wir handeln, wie wir kommunizieren, nämlich von außen nach innen. Es ist offensichtlich. Wir gehen vom greifbarsten Gegenstand zum am wenigsten greifbaren Gegenstand. Aber die inspirierten Führungspersönlichkeiten und die inspirierten Organisationen, unabhängig von ihrer Größe, unabhängig von ihrem Geschäft, denken, handeln und kommunizieren alle von innen nach außen.
Welche Tipps und Erfahrungen hast du, um ein Feedbackgespräch positiver zu gestalten, ich freue mich, davon zu hören.
Bis dahin
Dein Saleh Amiralai
P.S.: Dieser Blogartikel umfasst 1.699 Wörter 😉
