Abwesenheitsassistenten im Urlaub
Hurra, die Sommerferien stehen kurz vor der Tür! Wie jedes Jahr nutzen viele Führungskräfte und Mitarbeiter den Abwesenheitsassistenten ihres E-Mail-Programms, um E-Mail-Absender darüber zu informieren, dass sie nicht im Büro sind. Außerdem werden über diesen Weg Handlungsempfehlungen für dringende Angelegenheiten weitergegeben oder wie sie dich doch in ganz, ganz dringenden Fällen erreichen können.
Kennst du auch den Satz: „Schatz, ich muss nur mal kurz meine E-Mails checken.“
Soweit alles ganz normale, allgemein übliche Praxis, oder?
Zumindest war es für mich und meine Mitarbeiter so.
Aber auch wenn es (fast) alle so machen, so hat dieses verbreitete Vorgehen zwei gravierende Nachteile:
- E-Mails erreichen nach wie vor deine Inbox. Das erzeugt das Gefühl, du könntest eine wichtige und dringende Nachricht verpassen.
- Nach deinem Urlaub befinden sich oftmals mehrere Hunderte ungelesene E-Mails in deinem Posteingang.
Viele meiner Klienten und Menschen, die ich im Urlaub treffe, versuchen diese beiden Stressfaktoren geschickt zu umgehen. Sie sitzen mit ihren Smartphones oder Laptops am Pool und „checken“ ihre E-Mails, anstatt mit ihren Kindern zu spielen oder einfach mal ihre Seele baumeln zu lassen.
Die ungewöhnliche Alternative
Doch glücklicherweise gibt es jetzt eine Alternative: Lösche alle neuen E-Mails, wenn du im Urlaub bist.
Dies klingt im ersten Augenblick vielleicht nach einer verrückten Idee, aber es gibt einige Unternehmen, die dieses ungewöhnliche Verfahren bereits praktizieren.
Der Automobilkonzern Daimler hat ein neues Programm implementiert, das automatisch alle eingehenden E-Mails löscht, während sich der Mitarbeiter im Urlaub befindet. Selbstverständlich informiert das Programm mit dem Namen „Mail on Holiday“ den Absender über die Abwesenheit und dass die gesendete E-Mail gelöscht wurde. Zudem wird automatisch eine alternative Kontaktperson für dringende Anliegen genannt. Der Programm „Mail on Holiday“ ist ein eigens für die Mitarbeiter von Daimler entwickelter Abwesenheitsassistenten.
Ich finde, dies ist eine sehr gute Alternative zu dem Standard Abwesenheitsassistenten und seinen stressigen Nachteilen.
Ich bin dann mal weg
Eine automatische Benachrichtigungsmail von „Mail on Holiday“ sieht ungefähr so aus:
„Liebe(r) Absender/-in,
Ihre E-Mail kann mich nicht erreichen, da ich mich zurzeit im Urlaub befinde, und wurde automatisch gelöscht.
Bitte senden Sie mir Ihre Nachricht nochmals ab dem 4. August, dann bin ich wieder im Büro und werde mich umgehend um Ihr Anliegen kümmern.
In dringenden Angelegenheiten kontaktieren Sie bitte meine großartige Kollegin:
Mit freundlichen Grüßen
Saleh Amiralai
5 Gründe, warum du eingehende E-Mails automatisch löschen solltest, wenn du im Urlaub bist
1: Der „normale“ Abwesenheitsassistent erzeugt Stress und verhindert Erholung
Überlege mal, warum du eigentlich Urlaub genommen hast und nicht im Büro geblieben bist. Genau, um neue Kraft zu tanken und um dich zu erholen. Wenn du deine E-Mails im Urlaub bearbeitest oder liest, wird genau das Gegenteil davon erreicht.
2: Du kannst besser im Urlaub entspannen
Du kommst gar nicht in die Versuchung, kurz mal E-Mails zu checken, und kannst deinen Urlaub genießen und mehr Zeit mit deinen Liebsten verbringen.
3: Du machst die Erfahrung, dass der „Laden“ auch ohne dich läuft
Was gibt es für ein schöneres Gefühl, als im Urlaub zu sein und alles läuft? Ich rede nicht davon, dass du dann überflüssig bist, sondern dass Abläufe und Prozesse im Unternehmen so gut funktionieren, dass du nicht mehr „Feuerwehr“ spielen musst.
4: Andere lernen, dass du nicht 24/7 erreichbar bist
Einer der Hauptfaktoren für Stress in unserer Zeit ist die permanente Erreichbarkeit. Umso wichtiger sind bewusste Auszeiten, in denen du nicht zu erreichen bist.
5: Du bist weitaus produktiver, wenn du aus dem Urlaub zurückkehrst
Und zu guter Letzt wirst du nicht am ersten Arbeitstag von einer ungeheuren E-Mail-Flut überrollt, sondern du kannst dich voller neuer Energie um die wirklich wichtigen E-Mails und Aufgaben kümmern, anstatt deine kostbare Arbeitszeit mit der Bearbeitung von veralteten und unwichtigen E-Mails zu verschwenden.
Nun ist es deine Entscheidung (bzw. die deines Vorgesetzten)
Wie willst du mit deiner E-Mail-Inbox in den anstehenden Sommerferien verfahren?
Ich freue mich über deine Gedanken und Kommentare.
Bis dahin wünsche ich dir schöne und erholsame Ferien
Dein Saleh Amiralai
