„Och nö … schon wieder ein Meeting? Das ist doch pure Verschwendung von Zeit.“ Auch schon mal über den Tisch gelehnt und genau diese Worte mit rollenden Augen in Richtung Kollege gestöhnt?
Tatsächlich wird die Hälfte solcher Besprechungen im Team, als überflüssig angesehen. Ein Viertel aller Teilnehmer sind der Meinung, das Thema, worum es im Meeting geht, habe nichts mit ihnen und ihrer Arbeit zu tun.
„Was mache ich eigentlich hier?“, hat sich da sicher schon der eine oder andere gedacht.
Warum aber sind Meetings im Job so verpönt? Was machen Unternehmen falsch?
Und vor allem: Was sollte ich beim nächsten Meeting anders machen?
Ein normales Team – Meeting Szenario
Es ist Montag, kurz nach der Mittagspause, und ein Update mit dem gesamten Team steht an. Eine richtige Agenda gibt es nicht. Jeder berichtet, wie die letzte Woche (die kaum mehr in Erinnerung ist) lief und wie der Plan für die kommenden Tage aussieht.
Die Teilnehmer haben für dieses Meeting, für das lediglich 15 Minuten angesetzt sind, alles stehen und liegen lassen. Außer Toni, der kommt wie immer zu spät und alle müssen warten.
Endlich geht’s los. Da niemand wirklich vorbereitet ist, wird sich fix etwas aus den Fingern gesogen. „Hmmm … Diese Woche werde ich das neue Projekt starten, aber hierzu gibt es noch keinen konkreten Plan. Am nächsten Montag kann ich mehr dazu sagen.“
Toni wirft eine Frage in den Raum und plötzlich wird diskutiert. Nicht geordnet, sondern wie ein aufgeregter Haufen an Hühner. Fünf Minuten geht das so, bis alle realisieren, dass man total vom Thema abgekommen ist. Franzi bleibt still. Sie ist mit ihrem Smartphone beschäftigt und hat unterdessen vier E-Mails beantwortet.
Das Meeting endet nach einer halben Stunde ohne wirkliche Ergebnisse für irgendeinen der Teilnehmer. Ebenso ohne Protokoll und Planung für die Nacharbeit. Bis alle wieder am Platz sind und arbeiten, dauert es weitere zehn Minuten.
Ineffektive Meetings verhindern die Motivation und Zufriedenheit von Mitarbeiter
Zu viele und ineffektive Besprechungen verschwenden Zeit und viel Geld. Führungskräfte verbringen bis zu 50 Prozent ihrer Zeit in Meetings. Das sind circa vier Stunden täglich und 130 Arbeitstage im Jahr. Geht man nun davon aus, dass die Hälfte dieser Besprechungen zu keinem Ergebnis führt, ist das eine Menge Zeit. Sie könnte wesentlich effektiver genutzt werden.
Unsere Grafik legt Fakten zu effektiven Meetings dar und zeigt auf, woran es scheitert:
Auch auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter haben die häufigen Meetings einen Einfluss. Sie machen müde, sorgen dafür, dass einige Aufgaben liegen bleiben und später bearbeitet werden müssen.
Bevor Du eine Besprechung organisierst, stelle Dir
die folgenden Fragen:
Auch wenn es das Ziel sein sollte … Die Anzahl und Häufigkeit der Besprechungen zu reduzieren, sind in vielen Unternehmen unerlässlich. Sie bauen auf Teamarbeit!
Die Lösung: statt vieler, wenige GUTE Meetings organisieren.
Das geht auch anders:
Organisiere ein richtig GUTES Meeting!
Was macht ein GUTES Team-Meeting aus?
- Effizient. Let’s get it done!
- Positiv und mit Spaß. Wer Spaß an einem Meeting hat und interessiert bei der Sache ist, freut sich auch auf kommende Besprechungen.
- Möglichkeit zur Mitbestimmung und aktiven Teilnahme. Jeder sollte sich angesprochen fühlen.
- Offen. Jeder sollte in der Lage sein, die eigene Meinung kundzutun.
- Kreativ. Welche neuen Ideen können gefunden werden?
Führst Du eine Suche mit Google zu diesem Thema durch, wirst Du auf vielen Webseiten die gleichen Tipps finden. Dazu gehören:
- Pünktlich beginnen und pünktlich enden
- Teilnehmerzahl begrenzen
- Klare Agenda und definierte Ziele
- Moderation, aber trotzdem Diskussion zulassen, solange sie nicht vom Thema abrückt
- Keine Ablenkung durch Smartphones und Laptops
- Protokoll führen und einen Plan zur Umsetzung der Ergebnisse im Meeting festlegen
Alles schön und gut. Sicher sind diese Hinweise hilfreich und sollten die Grundlage einer jeden Besprechung sein. Die Ziele, die wir zuvor für ein GUTES Meeting gesetzt haben, erreicht man damit aber noch nicht.
Aus diesem Grund habe ich fünf ungewöhnliche Tipps zusammengetragen. Probiere den ein oder anderen doch einfach einmal aus und schau, wie sich die Dynamik im Meeting und Motivation der Mitarbeiter verändert.
5 Tipps für bessere Meetings im Team
Tipp 1: Eröffne die Besprechung mit einer „positiven Runde“
Es ist entscheidend für den Verlauf des Meetings, welche Atmosphäre von der ersten Minute an herrscht. Die Eröffnung und Begrüßung kann hierzu positiv oder negativ beitragen und somit die gesamte Besprechung beeinflussen.
Beginnt die Runde mit Beschwerden, Beschimpfungen und Schuldzuweisungen, ist die gute Laune gleich dahin. Hat aber jeder Teilnehmer ganz kurz (weniger als 30 Sekunden) die Möglichkeit, etwas Positives zu berichten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Stimmung während des Meetings gut ist.
Einige Ideen:
- Berichte von einer Aufgabe, die Du seit dem letzten Meeting erfolgreich gemeistert hast und auf die du stolz bist.
- Benenne eine Person, die Dir seit dem letzten Meeting bei einer Aufgabe geholfen hat.
- Erzähle, worauf Du Dich in der kommenden Woche freust.
- Hat Dir jemand in der letzten Woche etwas Lustiges erzählt hat?
- Hast Du etwas Interessantes seit dem letzten Meeting gelernt?
Tipp 2: Unterbrich das Meeting regelmäßig
„Puuh, die Agenda ist heute aber ziemlich voll. Da lassen wir lieber die Pausen aus.“ Natürlich wollen wir alle jede Minute der Besprechung nutzen, aber Pausen auszulassen bringt rein gar nichts.
Jeder Mensch braucht in regelmäßigen Abständen Unterbrechungen, auch wenn sie nur ganz kurz sind. Sei sind wichtig, um durchzuatmen, sich einen Kaffee zu holen oder den Fokus neu auf das Kommende zu richten.
Eine 5-minütige Pause pro Stunde ist Pflicht. Aller 30 Minuten kann außerdem noch eine kleine kreative Unterbrechung eingeschoben werden. Kurz ausschütteln, schnelles Schere – Stein – Papier – Turnier, weiter geht’s.
Tipp 3: Meeting ohne Tisch
Für die nächste Besprechung stell einfach mal Stühle in einem Kreis oder Halbkreis auf.
Ein Meeting ohne Tische kann die folgenden Vorteile habe:
- Die Teilnehmer können sich freier bewegen.
- Unterhaltungen und Diskussionen laufen besser ab, da man die ganze Personen sieht.
- Da sich niemand unter einem Tisch verkriechen kann, wird die Bereitschaft zur Mitarbeit gesteigert.
- Die Teilnehmer sitzen näher beisammen und jeder fühlt sich gleichberechtigt, da sie in einem Kreis sitzen.
Tipp 4: Mit dem ganzen Körper dabei
Ist unser Körper müde und steif, so ist es mit großer Wahrscheinlichkeit auch unser Gehirn und damit die Konzentration. Genau das passiert in langen Meetings. Deswegen animiere ich Teilnehmer in regelmäßigen Abständen, ein kurzes Stretching durchzuführen.
- Alle stehen auf
- Anheben und Kreisen jedes Fußes
- Arme in Richtung Decke ausstrecken
- Mit erhobenen Armen nach rechts beugen
- Dann nach links beugen
- Anschließend nach hinten strecken
- Zum Schluss nach vorn beugen, die Fußspitzen berühren und wieder hinsetzen
Die Übung dauert nicht länger als eine Minute, macht Spaß und alle fühlen sich gleich erfrischter.
Tipp 5: Nutze strategisch platzierte Stille
Dem ersten Anschein nach geht es in Meetings vor allem darum, Themen zu besprechen.
Nicht ganz! Es geht darum, Lösungen für ein Problem zu finden.
Nun fällt es einigen Menschen leicht, nachzudenken, während andere sprechen. Die meisten werden aber dadurch abgelenkt und kommen erst dann auf gute Ideen, wenn sie in Ruhe über die Herausforderung nachdenken können.
Die denkende Typen unter uns kommen in Besprechungen selten zu Wort. Sie finden wenig Zeit, ihre Vorschläge zu sammeln, wenn es keine Pausen und keine Stille gibt.
Erzeuge diese stillen Momente strategisch in einem Meeting. Wie?
- Soll ein Problem diskutiert werden, so präsentiere zuerst die Fakten. Lege eine 2-minütige Stille ein und frage dann nach Lösungen.
- Diskussionen können sich leicht aufschaukeln und sind dann nicht mehr produktiv. Zwei Minuten Stille hilft in diesen Situationen, die rauchenden Köpfe etwas abkühlen zu lassen.
- Wurde eine Entscheidung getroffen, so gib Deinen Teilnehmern kurz einen Moment Ruhe. So können sie herausfinden, ob sie mit dem Entschluss zufrieden sind.
Auch wenn es Dir beim ersten Versuch etwas seltsam vorkommen mag. Nach kurzer Zeit wirst Du merken, wie viel produktiver jeder ist. Und wie gut eine kurze Pause von dem ganzen Gerede tut.
Fazit
Schlechte Meetings machen müde, erzeugen schlechte Laune und Konflikte. Sie führen ebenfalls zu schlechten Entscheidungen.
Für wirklich spaßige Besprechungen, solltest Du neue Wege ausprobieren. Auch wenn sie Dir zunächst seltsam vorkommen. Schaffe eine Atmosphäre in denen alle Teilnehmer gerne ihre Meinung sagen und Ideen finden.
Hast Du weitere Vorschläge, um ein Meeting zu einem richtig GUTEN Meeting werden zu lassen? Schreibe sie mir gern in die Kommentare!
Kontaktiere mich gerne hier, wenn du gerade bei Meetings im Team effizient vorgehen und das Beste für dein Unternehmen herausholen möchtest.
