Fehlzeitenmanagement: Abwesenheit runter, Motivation hoch

[et_pb_section fb_built=“1″ _builder_version=“3.0.47″][et_pb_row _builder_version=“3.0.48″ background_size=“initial“ background_position=“top_left“ background_repeat=“repeat“][et_pb_column type=“4_4″ _builder_version=“3.0.47″ parallax=“off“ parallax_method=“on“][et_pb_text _builder_version=“3.14″ background_size=“initial“ background_position=“top_left“ background_repeat=“repeat“]

Ist dein Büro zu Grippezeiten wie leer gefegt? Fehlt dein Kollege öfter montags nach einem Partywochenende aufgrund einer Magen-Darm-Infektion? Ist der Krankenstand in deiner Abteilung hoch, dann gilt es, die Ursachen hierfür herauszufinden. Denn: Fehlende Mitarbeiter verursachen einem Unternehmen – ganz nüchtern betrachtet –Kosten. Sie verlangen Organisation und gehen zu Lasten derer, die liegen gebliebene Aufgaben zusätzlich zu den eigenen erledigen müssen. Fehlzeitenmanagement ist also nicht nur aus personalwirtschaftlichen Gründen wichtig, sondern kann auch die Motivation aller Kollegen steigern, die ansonsten immer einspringen müssen.

Warum kommt es überhaupt zu Fehlzeiten?

Erst eine gründliche Analyse der Ursachen für Fehlzeiten in deinem Unternehmen ermöglicht es dir, geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Frage dich, aus welchem Grund deine Mitarbeiter häufiger fehlen! Glänzt eine Person besonders oft durch Abwesenheit? Inwieweit hast du als Führungskraft überhaupt Einfluss?

Die häufigsten Ursachen für Fehlzeiten sind:

Erkrankungen, saisonal bedingt; körperliche Leiden
Verletzungen
Stress und andere psychische Leiden
Erkrankungen der Kinder oder der Familie des Mitarbeiters
Demotivation

Braucht es Regeln und Abläufe für Fehlzeiten?

In jedem Unternehmen sollte es eine einfache und klar verständliche Prozedur geben, an die sich jeder Mitarbeiter halten muss, der sich krankmeldet. Was muss wann gemacht, was muss wann eingereicht werden?

Manche Unternehmen sind hier recht streng und fordern bereits ab dem ersten Fehltag einen ärztlichen Nachweis, andere sind nachlässiger. Da wird der schniefende Mitarbeiter einfach nach Hause geschickt, ohne Dokumentation, ohne Konsequenzen. Leider wird Firmen diese Gutmütigkeit dann häufig zum Verhängnis. Unmotivierte Angestellte nutzen Lücken im Umgang mit Fehlzeiten gern aus, kommen zu spät oder verlassen das Büro einfach, ohne sich abzumelden.

Was kann ein Unternehmen dagegen unternehmen? Zuerst gilt es wieder zu analysieren, warum und wer das System der Krankentage ausnutzt. Ist es eine bestimmte Person, eine Abteilung, die von einer bestimmten Führungskraft geleitet wird?

Im nächsten Schritt sollte ein Gespräch mit den Angestellten stattfinden, um herauszufinden, ob es vielleicht Probleme im persönlichen oder im Familienumfeld des Kollegen gibt. Auch innerbetriebliche Herausforderungen oder Auseinandersetzungen können der Grund für die krankheitsbedingten Ausfälle sein. Unter Umständen kann das Unternehmen Hilfestellung bieten, den Mitarbeiter vorübergehend freistellen oder Konflikte lösen.

Ein zweites Gespräch – das Krankenrückkehrgespräch – sollte dann geführt werden, wenn ein Mitarbeiter nach längerer Krankheit zurückkehrt.

Eine Führungskraft sollte auch lernen „Nein“ zu sagen. Bittet ein Mitarbeiter um einen freien Tag und gibt hierfür einen unzureichenden Grund an, dann ist es vollkommen ok, wenn du sagst, dass er hier gebraucht wird und das Büro momentan nicht verlassen kann.

Wenn deine Mitarbeiter die Grippe haben …

2018 begann mit einer Grippewelle, die viele Angestellte ans Bett statt den Schreibtisch fesselte. Da zwei Virenstämme nur um Wochen versetzt kursierten, erwischte es manche sogar mehrfach und viele mussten für längere Zeit zu Hause bleiben. Fehlzeiten haben also auch saisonale Gründe. Ist der Winter kalt, der Frühling nass, dann wird das Büro öfter mal leerer sein. Hierauf hast du als Führungskraft oder Arbeitgeber nur wenig Einfluss.

Auch wenn du kein Wettergott bist, gibt es doch Maßnahmen, die durchgeführt werden können, um zumindest das Ansteckungsrisiko zu minimieren. Die Belüftung der Arbeitsräume spielt eine große Rolle, eine angenehme Temperatur und das Vermeiden von Zugluft. Das Waschen der Hände nach dem Toilettengang, das Niesen in den eigenen Ellenbogen statt quer durchs Büro und das Entsorgen von Taschentüchern sollten schon fast keiner Erwähnung bedürfen.

Zu welcher Gruppe von Mitarbeitern gehörst du? Schon beim ersten Schniefen bleibst du lieber daheim – man will ja nicht, dass es schlimmer wird – oder schleppst du dich auch mit Fieber noch ins Büro – man kann ja nicht auf dich verzichten.

Der Grad ist hier wirklich schmal: Wie krank ist krank genug, um zu Hause zu bleiben?

Bist du in einer Branche, in der die Arbeit vom Home-Office aus möglich ist, so ermutige Kollegen, die sich nicht ganz in Topform fühlen, genau das zu tun. Will er oder sie erst einmal nur ins Bett und sich dem Projekt später noch einmal widmen, so ist auch das in Ordnung.

Unser digitales Zeitalter und moderne Führungskonzepte ermöglichen es vielen, ihren Job auch von zu Hause und zu flexiblen Zeiten auszuführen. Das verbessert die Work-Life-Balance und hat auch im Krankheitsfall zahlreiche Vorteile.

Langes Sitzen auf Stühlen, die nicht immer ergonomisch optimal sind, führt zu Rückenschmerzen, das dauerhafte Starren auf den Monitor zu Migräne und Sehproblemen.

[/et_pb_text][et_pb_blurb background_layout=“dark“ _builder_version=“3.14″ title=“Fehlzeitenmanagement – Mein Tipp: “ background_color=“#425884″ header_font=“||||||||“ header_text_color=“#ffffff“ body_font=“||||||||“ body_text_color=“#ffffff“ body_line_height=“1.5em“ custom_margin=“25px||25px|“ custom_padding=“25px||25px|“]

Passe die Temperatur in den Büroräumen dem Mitarbeiter an, dem es in der Regel am kältesten ist.
Stelle Hand-Desinfektionsmittel zur Verfügung.
Ein Fitnessraum oder ein Angebot an Kursen wie Yoga oder Zumba können Mitarbeiter motivieren, mehr Sport zu treiben.
Ergonomische Stühle, Stehtische und regelmäßiges Aufstehen verringern Rücken- und Kopfschmerzen.