Nicht erst seit der Corona-Krise wird in vielen Unternehmen auf Distanz gearbeitet. Die Kollegen mögen zwar auf dem Organigramm Seite an Seite stehen, Ihre Schreibtische befinden sich aber an unterschiedlichen Orten – in Home-Offices, in einer zum kleinen Büro umfunktionierten Ecke des Wohnzimmers, an verschiedenen Standorten in Deutschland oder gar in mehreren Ländern. Die Digitalisierung macht es möglich. Mit nur wenigen Mausklicks können wir uns mit den Kollegen vernetzen, austauschen und uns organisieren. Teams arbeiten heute virtuell zusammen, „remote“ als virtuelles Team also, wie es gern auf Neudeutsch bezeichnet wird. Aktuellen Prognosen zufolge wird diese Zusammenarbeit auf Distanz in den nächsten Jahren nur weiter zur Selbstverständlichkeit werden, „New Normal“ eben. 

In puncto Flexibilität bringt ein virtuelles Team viele Chancen mit sich, es birgt allerdings auch eine ganze Menge an Herausforderungen – für die Teammitglieder und deren Familien, vor allem aber auch für Leader. Denn eines ist sicher: Die Qualität der Zusammenarbeit virtueller Teams steht und fällt mit der Führungskraft. Sie bereitet die Basis, den Nährboden vor, auf dem Vertrauen entstehen kann. Sie entscheidet, welche technischen Hilfsmittel genutzt werden, wie Organisation funktioniert und wie gute Kommunikation gewährleistet wird. 

In meinen Gesprächen mit Vorgesetzten fällt mir immer wieder auf, dass die Führung auf Distanz eben doch anders ist, als die Führung im persönlichen Kontakt. Das fängt damit an, abzuschätzen, wie genau die Stimmung im virtuellen Team ist, wenn sich die Kommunikation auf E-Mails, Anrufe und Videokonferenzen beschränkt. Das geht mit dem konstruktiven Konfliktmanagement weiter und erreicht spätestens beim virtuellen Onboarding seinen Höhepunkt. Es ist zugegebenermaßen nicht die einfachste Aufgabe virtuelle Teams zu organisieren und doch müssen wir uns heute fast alle mit dieser Herausforderung auseinandersetzen, wenn wir auch in Zukunft erfolgreich und empathisch führen wollen.

Virtuelles Team führen vom Home-Office aus

Vertrauen – Die Basis der Führung virtueller Teams

Zuerst einmal müssen bei der Zusammenarbeit auf Distanz natürlich die organisatorischen und technischen Voraussetzungen gegeben sein. Sicher wissen wir alle, wie nervig es ist, wenn die Verbindung bei der Videokonferenz ständig stockt, wenn all die Papierdokumente, mit denen ihr euch bisher organisiert habt, im Büro sind, während du im Home-Office sitzt und wie frustrierend es ist, wenn jeder andere Kommunikationstools nutzt. Doch selbst wenn ihr die neusten Medien und Plattformen nutzt, wenn es klare Regeln und Zielvorgaben gibt, reicht das nicht aus, um erfolgreich zusammenzuarbeiten, wenn die Basis fehlt: Vertrauen.

Viele Führungskräfte messen die Leistung ihrer Mitarbeiter leider immer noch an deren Präsenz. Von 9 Uhr morgens bis 17 Uhr im Büro gesessen? Prima, dann haben wir heute ja echt was geschafft. So läuft das nicht. Die einzige sinnvolle Form der Kontrolle ist es, die Kollegen an deren Ergebnissen zu messen. Für ein virtuelles Team ist es nicht nur die sinnvollste, sondern auch die einzige Möglichkeit, um als Führungskraft zu verstehen, was die Mitarbeiter den lieben langen Tag treiben. Und schon stehen viele, vor allem konservative Leader vor einer Herausforderung – eine, die es erfordert, die richtige Haltung einzunehmen und eben zu vertrauen. 

Vertrauen auf Distanz – Ist das überhaupt möglich?

Es drängt sich an dieser Stelle die Frage auf, ob Vertrauen über die virtuelle Kommunikation genauso hergestellt werden kann, wie über den persönlichen Kontakt. Schauen wir hierzu doch einmal in die Neuropsychologie! 

Tatsächlich macht es einen großen Unterschied, ob wir uns „nur“ virtuell oder tatsächlich live und in Farbe begegnen. Befinden wir uns im selben Raum mit einem Menschen, den wir sympathisch finden, wird in unserem Gehirn der Neuromodulator Oxytocin aktiviert, der auch gern als Bindungshormon bezeichnet wird. Er wirkt vertrauensstärkend, stress- und angstreduzierend und fördert soziale Beziehungen zwischen zwei Personen. 

Auch Berührungen, wie ein Schulterklopfen oder eine Umarmung sind über den Bildschirm nicht möglich. Dabei sind auch die für unser menschliches Beisammensein durchaus wichtig. Berührungen aktivieren den orbifrontalen Cortex des Gehirns, der mit Empathie und Gefühlen der Belohnung verbunden ist und wiederum das Vertrauen fördert. Schon ein freundliches Händeschütteln macht neuropsychologisch einen Unterschied. 

Der Wissenschaft zufolge braucht Bindung tatsächlich Begegnung. Insofern es möglich ist, empfiehlt es sich also auch für ein virtuelles Team analoge Meetings abzuhalten, bei denen sich die Kollegen und die Führungsebene beschnuppern und persönlich kennenlernen können. Man kann zum Beispiel gemeinsame Erfolge live feiern und besonders für neue Mitarbeiter ist es sinnvoll zu Beginn ein persönliches Treffen, etwa im Rahmen eines Kick-off-Meetings abzuhalten – wie gesagt: sofern alle Beteiligten die Möglichkeit dazu haben. Auf dieses, analog geschaffene Vertrauen, lässt sich dann aufbauen. 

Doch auch ohne physisches Beisammensein lässt sich die Oxytocinproduktion stimulieren. Das bedarf dann nur ein wenig mehr Arbeit, Aufmerksamkeit, Sensibilität und Planung. 

Virtuelles Team empathisch führen

Wir kommunizieren ständig und sagen dabei mit unserem Körper, unserem Gesichtsausdruck und dem Ton unserer Sprache soviel mehr aus, als es unsere eigentlichen Worte tun. Wusstest du zum Beispiel, dass unsere Mimik mit unserem limbischen System verknüpft ist, also dem emotionalen Zentrum unseres Gehirns? Wer kein gelernter Schauspieler ist, dem wird es immer schwerfallen, Gefühle gänzlich zu kaschieren. 

Sitzen wir in einem Büro beisammen, nehmen wir diese subtilen Signale unseres Gegenübers oft ganz unbewusst wahr. Wir erkennen am Gesicht des anderen, ob er oder sie verärgert oder glücklich ist. Stirnrunzeln verrät uns, dass der Kollege etwas anzweifelt. Ein Nicken oder Lächeln bedeutet, unser Zuhörer ist aufmerksam. Klar, sind wir in einem Video-Meeting übermitteln wir diese Signale natürlich auch, aber eben eingeschränkter. 

Führungskräfte müssen also genau hinschauen und hinhören, wollen sie ein Gefühl dafür bekommen, wie es ihren Mitarbeitern geht und wie die Stimmung im Team ist. Mehr noch, in den meisten Fällen müssen Verhaltensweisen, die zuvor ganz intuitiv waren, aktiv geplant und ausgeführt werden. Schließlich kannst du deinem virtuellen Teammitglied nicht mal schnell auf die Schulter klopfen und möglicherweise wird deine Zustimmung überhört, wenn du mal wieder aus Versehen dein Mikrofon ausgeschaltet hast. 

Um ein virtuelles Team empathisch zu führen, ist es wichtig, dass du kleine subtile Signale deiner Mitarbeiter zu verstehen lernst und wenn du dir nicht sicher bist, den Hörer in die Hand nimmst und einfach nachfragst. Das setzt natürlich achtsames, aktives Zuhören voraus. Beschäftige dich nicht bereits mit etwas anderem während dein Kollege noch spricht. Ich weiß, wie verlockend das ist, vor allem, wenn die Kamera nicht läuft. Doch glaub mir – dein Gegenüber wird deine Unaufmerksamkeit spüren und damit auch deine mangelnde Wertschätzung. Begegne deinen Kollegen während eines virtuellen Meetings stattdessen mit einem Lächeln und bemühe dich darum, Blickkontakt zu halten. Sicher kennst du es, wenn während einer Online-Präsentation alle Anwesenden ein Poker-Face zeigen und weißt, wie verunsichernd das ist. Geh also mit gutem Vorbild voran und zeige emotionale Resonanz! Aufrichtige Wertschätzung hört am Bildschirm nicht auf. 

Virtuelles Team führen braucht Empathie

Teamgefühl – Alle für einen, einer für alle… auch virtuell.

Auch wenn wir nicht gemeinsam in einem Büro sitzen, sollte das Team- und das Wir-Gefühl nie zu kurz kommen. Dabei solltest du als Führungskraft stets präsent sein – natürlich nicht durch bloße Anwesenheit, sondern durch soziale Interaktion, emotionale Achtsamkeit und durch die Gestaltung von Prozessen. 

Es ist wichtig sich trotz räumlicher Distanz, regelmäßig zu treffen, auch wenn das nur per Videotelefonie ist. Die Forschung hat herausgefunden, dass wir Menschen umso sympathischer finden, je häufiger wir sie sehen. Mehr noch, wenn unser Gegenüber lächelt. Ein offenes, authentisches Lachen löst in uns wahre Hormonstürme aus, also lasse deinem Humor freien Lauf! 

Video-Meeting beim Führen eines virtuellen Teams

Mithilfe wöchentlicher, ungezwungener Meetings wird das Vertrauensverhältnis und das Teamgefühl gestärkt. Ist es möglich, dass sich die Kollegen zum Beispiel einmal jährlich persönlich treffen, umso besser. So werden auch gleich Motivationsanreize geschaffen, die für ein virtuelles Team eine weitere Herausforderung sind. 

Im analogen Umfeld motivieren sich Kollegen häufig gegenseitig, wollen sich beweisen oder werden von der Atmosphäre mitgezogen. Allein zu Hause im Home-Office ist die ganze Sache ein wenig schwieriger. Mitarbeiter, die nur extrinsisch motiviert sind, die sich also durch äußere Auslöser, wie eine Beförderung, ein Bonus oder ein Firmenwagen, (kurzfristig) motiviert fühlen, können auch im virtuellen Raum durch das Stecken lohnenswerter Ziele motiviert werden. Wichtiger noch finde ich es aber, die Basis für intrinsische Motivation zu schaffen. Dazu solltest du die Vision deines Unternehmens klar definieren und Angestellte finden, die sich mit deinem „Warum“ identifizieren. Wer einen Sinn im eigenen Handeln empfindet und spürt, wie er etwas zum großen Ganzen beiträgt, versucht ganz automatisch sein Bestes zu geben. 

Regeln für ein virtuelles Team bei der Kommunikation

Wenn man sich nicht einmal schnell über den Tisch zurufen kann, sind andere Tools und Wege der Kommunikation gefragt. Glücklicherweise (?) haben wir ja im Bezug auf Software und technische Lösungen die Qual der Wahl. Um effizient zusammenzuarbeiten, sollten alle Tools im Team gemeinsam ausgesucht und dann kooperativ für folgende Bereiche eingesetzt werden:

  • Aufgabenverteilung und -management
  • Möglichkeiten zur Zusammenarbeit an einem Projekt
  • Abstimmung von Terminen
  • Ressourcen- und Arbeitsverteilung
  • Austausch von Informationen
  • Dokumentenablage/Wikis
  • Chat-Forum beziehungsweise Soziale Netzwerke, die Teammitglieder zusammenbringen

Abhängig von den individuellen Anforderungen, die dein Unternehmen oder deine Branche mit sich bringt, kann diese Liste natürlich noch erweitert werden. 

Bei der Kommunikation sollten einige Regeln beachtet, aber dafür gesorgt werden nichts zu verkrampfen. Schließlich ist „Dienst nach Vorschrift“ weder für den Unternehmenserfolg noch das Arbeitsglück zuträglich. Die Informalität, die besteht, wenn wir mal fünf Minuten länger mit der Kollegin quatschen, darf und soll weiterhin bestehen bleiben und bedeutet für die Führungskraft nicht, dass er oder sie „die Kontrolle“ verloren hat. 

Kritik solltest du an einzelnen Mitarbeitern deines virtuellen Teams nie in einer Gruppe, sondern immer persönlich äußern. Wie zuvor beschrieben, ist das Aufnehmen subtiler, soziale Signale durch die räumliche Trennung stark eingeschränkt, sodass du unbedingt nachfragen solltest, wenn du etwas nicht verstehst oder dir unsicher bist. Du kannst auch ganz offen fragen: „Ist jeder mit dieser Situation zufrieden?“ Häufig scheuen sich Mitarbeiter in virtuellen Meetings davor, etwas zu sagen. Aktive Wortmeldungen und Meinungsäußerungen können auf Distanz noch schwieriger sein, als analog. Sorge, sofern möglich, für eine Kultur der psychologischen Sicherheit, in der sich jeder in der Lage fühlt, alles zu sagen, ohne dafür bestraft oder ausgelacht zu werden. 

Fazit – Ein virtuelles Team bringen Herausforderungen und eine ganze Menge Chancen mit sich

Willst du ein virtuelles Team führen, stehen dir einige Herausforderungen bevor. Die häufigsten haben ich hier noch einmal zusammengefasst:

Virtuelles Team führen - Infografik
Doch nimm die ganze Sache nicht zu ernst! Deine Kollegen sind und bleiben deine Kollegen. Sie sind und bleiben Menschen. Auch wenn uns die Begegnung im virtuellen Raum schwerer fällt, ist sie doch nicht unmöglich. Wichtig ist, dass wir unser Lachen nie verlieren, es löst ganze Hormoncocktails aus, dass wir zuhören und unsere Gegenüber wertschätzen – auch wenn er oder sie weit, weit entfernt ist.