Onboarding neuer Mitarbeiter – aber bitte remote!

Onboarding neuer Mitarbeiter - auch Remote

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Momentan ist das Arbeiten von zuhause aus in aller Munde, dank Corona hat das Home Office einen wahren Boom erlebt! Doch ist das Remote-Arbeiten überhaupt nicht neu und innovativ – viele Unternehmen haben schon lange vor Corona die Vorteile eines Remote-Teams erkannt und ihr Unternehmensmodell so organisiert. Auch bei Remote-Teams ist natürlich ein Prozess zum Onboarding notwendig – und dieser sieht etwas anders aus.

Zunächst geht es jedoch um das Thema Remote-Arbeit generell und warum sich so viele Unternehmen dagegen sträuben.

Remote: Befürchtungen, Idealzustand, Kosten sparen?

Warum haben sich nicht längst alle Unternehmen, die keinen festen Standort brauchen, schon auf Remote-Arbeit eingestellt? Das haben wir uns auch gefragt und eine Befürchtung ist sehr präsent und uns direkt ins Auge gefallen:

Befürchtung:

Wenn meine Mitarbeiter nicht 8 Stunden an einem festen Platz sitzen, dann arbeiten sie nicht gut und ich habe keine Kontrolle!

Realität:

Kein Mitarbeiter in einem Vollzeitverhältnis arbeitet die vollen 8 Stunden am Tag! Es ist nachgewiesen, dass viel Zeit für Toilettenpausen, den Plausch mit den Kollegen und der Gang in die Kaffeeküche mit anschließendem Gespräch in derselben, aufgewendet wird. 

Selbst Mitarbeiter, die immer brav am Platz sitzen, tippen nicht stundenlang effizient auf die Tasten. Das einzige was dir dadurch garantiert wird ist, dass Mitarbeiter ihre Arbeit in die Länge ziehen, denn früher nach Hause können sie ja sowieso nicht.

Idealzustand Remote:

Der Mitarbeiter wird bei gleicher Bezahlung viel schneller Ergebnisse liefern. Manche arbeiten einfach effektiver, wenn sie Ruhe haben und keine Kollegen um sich herum. Zudem weiß man bei Remote-Arbeit, dass man sich die gesparte Zeit für Freizeit nehmen kann und das ist wohl der beste Motivator. Die Freude an der Arbeit blüht wieder auf, denn jetzt kann jeder seinen Traumjob ausüben, an jedem Ort, den er sich dafür vorstellen kann. Dies ist vor allem für Reiseliebhaber ein absoluter Vorteil. Und das Vorurteil, dass man an Traumorten nur noch Urlaub macht und faul wird, ist – nun ja, es ist ein Vorurteil.

Diese Sorge ist wohl die Häufigste, mit der sich Führungskräfte konfrontiert sehen, wenn es darum geht, das Unternehmen Schritt für Schritt auf Remote umzustellen. Manche haben sich einfach getraut und gemerkt, dass ein Team auch ohne einen festen Standort wunderbar funktionieren kann – sogar besser!

Eine weitere Beobachtung war, dass die Ersparnisse, die die Unternehmen verbuchen konnten, recht hoch waren. Keine kostspieligen Büroräume mehr, oft haben Mitarbeiter auch ihre eigenen Laptops oder PC’s, sodass auch die Technik nicht mehr gestellt werden muss, keine Verträge für Strom, Internet, Wasser, Kaffee, Obst für die Büroküche – die Summe war oft so beachtlich, dass sich manche Unternehmen auch nach dem Lockdown gedacht haben: “Das machen wir jetzt langfristig so!”

Bist du nun auch schon fast überzeugt, traust deinen Mitarbeitern ausreichend Eigenverantwortung zu und vielleicht rechnest du auch schon aus, wieviel du sparen könntest?

Doch ein letzter Zweifel besteht noch: Wie soll man qualifizierte neue Mitarbeiter finden und diese ins Team integrieren, wenn alles online läuft? Schauen wir zunächst auf die Fragen, was Onboarding eigentlich ist.

Was versteht man unter Onboarding?

Übersetzt man das Wort “onboarding” aus dem Englischen in das Deutsche, dann erhält man die direkte Übersetzung “Einstellung, Einführung, Eingliederung”. Doch wenn wir uns das Wort einmal genau ansehen, bedeutet es wörtlich übersetzt “an Bord holen”.

Genau dies passiert im übertragenen Sinn bei der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters – er wird an Bord geholt. Wir wurden sicher alle selbst schon einmal eingearbeitet und meistens verlief das in Form von ein paar Tagen, oder einer Woche im Unternehmen selbst.

Andere Teammitglieder haben uns die Abläufe gezeigt, die Büroräume, die Regeln erläutert und natürlich auch unsere Aufgaben übertragen. 

Vielleicht gab es im Zuge des Onboarding sogar ein Meeting, einen Brunch in Büro oder einen Drink nach der Arbeit! Eines war jedoch klar – man hat alle persönlich kennengelernt.

Dass es beim virtuellen Onboarding, wenn du ein Remote-Team aufbauen willst, nicht ganz so laufen kann, ist klar. Also wie kann es denn nun funktionieren?

Wie funktioniert virtuelles Onboarding neuer Mitarbeiter?

Der Bewerbungsprozess läuft auch in klassischen Unternehmensmodellen seit Jahren elektronisch ab. Anstelle von per Post versendeten Bewerbungsmappen, schickt man seine Vita und ein Anschreiben per Email – das ist ja auch besser für die Umwelt. 

Doch alles was danach passiert, das Einstellungsgespräch, das Onboarding und die weitere Zusammenarbeit laufen dann vor Ort im Unternehmen.

Während sich Vorstellungsgespräche noch gut per Zoom oder Skype realisieren lassen, wird es beim Onboardingprozess schon etwas komplizierter, wenigstens wenn man es noch nie gemacht hat.

Virtuelles Onboarding – kein Problem, mit diesen Schritten und Tools:

1. Die Auswahl der neuen Mitarbeiter

Achte schon in der Stellenbeschreibung darauf, ganz deutlich zu formulieren, welche Voraussetzungen zu beachten sind und wie du dir die Zusammenarbeit vorstellst. 

Ein paar Beispiele:

  • Ein eigener Laptop oder PC
  • Sicherer Internetzugang
  • Datenschutzvereinbarung 
  • Verfügbarkeit zu bestimmten Uhrzeiten
  • Sitz in Deutschland oder dem europäischen Ausland (wichtig, wenn es die Zeitzone relevant ist)
  • Festanstellung oder Freelancestelle (Kandidat muss fakturieren können)
  • Versierter Umgang mit Tools wie Trello, Asana, oder ähnlichen Projektmanagementtools

So kannst du schon vor den Bewerbungsgesprächen sicherstellen, dass jeder Bewerber die Grundvoraussetzungen für Remote-Arbeit mitbringt. 

2. Die Wahl ist getroffen, jetzt kommt die Einarbeitung

Du hast einen neuen Mitarbeiter für dein Remote-Team, herzlichen Glückwunsch! Jetzt muss dieser nur noch eingearbeitet werden – aber wie?

  • Ein guter Einstieg ist immer ein Team-Call, bei dem sich alle kennenlernen, sich gegenseitig vorstellen können und erstmal ein entspanntes Gespräch führen. Hier kannst du als Führungskraft auch eine kleine Präsentation einbauen, in der du den gewünschten Ablauf und die Aufgabenverteilung erklärst.
  • Im nächsten Schritt wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den Tools haben, damit die virtuelle Kommunikation funktioniert.
  • Für die Einarbeitung in bestimmte Software oder gewisse Abläufe, kannst du dich, oder jemand aus dem Team, sich mit dem neuen Mitarbeiter zu zweit per Videocall treffen und es findet so eine ausführliche Einarbeitung statt. Gib dem neuen Mitarbeiter auch die Chance Fragen zu stellen, damit im Nachhinein alles glatt läuft.
  • Plane anfangs tägliche, oder wöchentliche Calls mit dem neuen Mitarbeiter, damit weitere Fragen und andere Zweifel ausgeräumt werden können und dieser sich gut aufgehoben und wohl fühlt. 
3. Der neue Mitarbeiter ist an Bord

So kompliziert klingt das alles nicht, oder? Natürlich kann es je nach Umfang des Aufgabengebiets etwas komplizierter werden und ein langwieriger Prozess. Doch zusammengefasst kann man festellen, dass jeder Onboardingprozess auch virtuell ablaufen kann. Die modernen Tools und Software für Videokommunikation, Zeiterfassung, Projektmanagement und Contentmanagement, erleichtern diesen Prozess ungemein, machen es aber auch möglich, ein ortsunabhängiges Team von professionellen Mitarbeitern aufzubauen.

Die neue Arbeitswelt – ein Ausblick

Vielleicht bietet diese neue Arbeitswelt ja auch eine neue Chance für Teamaktivitäten. Ein Mitarbeiter sitzt in Italien – dann ist wohl klar wo das nach Teamdinner stattfindet, oder? So ungemütlich und auch beängstigend Veränderungen, vor allem Veränderungen in so großem Stil, auch sein mögen, sie bieten immer auch neue Chancen und zeigen oft unerwartete, neue Wege für dein Unternehmen auf.

Mit einem sicheren Onboardingprozess, hast du auf jeden Fall eine Sorge weniger.

Wenn du dennoch unsicher bist, wie so ein Onboarding für dich aussehen kann, du noch Fragen hast oder nach Hilfestellung suchst, für dein spezielles Unternehmensmodell, dann nimm gerne Kontakt zu uns auf und wir besprechen alles!

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