+49 (0) 4347 90 48 82 support@hirnpuls.de

„Och nö … schon wieder ein Team-Meeting? Das ist doch pure Zeitverschwendung.“ Auch schon mal über den Tisch gelehnt und genau diese Worte augenrollend in Richtung Lieblingskollege gestöhnt?

Tatsächlich wird die Hälfte aller Besprechungen, zu denen Angestellte einberufen werden, als überflüssig angesehen. Ein Viertel aller Teilnehmer sind der Meinung, das Thema, worum es im Meeting geht, habe nichts mit ihnen und ihrer Arbeit zu tun. „Was mache ich eigentlich hier?“, hat sich da sicher schon der eine oder andere gedacht.

Warum aber sind Meetings im Arbeitsalltag so verpönt? Was machen Unternehmen falsch? Und vor allem: Was sollte ich beim nächsten Team-Meeting anders machen?

 

Ein normales Team-Meeting Szenario


Es ist Montag, kurz nach der Mittagspause, und ein Status-Update mit dem gesamten Team steht an. Eine richtige Agenda gibt es nicht – jeder berichtet, wie die letzte Woche (die kaum mehr in Erinnerung ist) lief und wie der Plan für die kommenden Tage aussieht. Jeder Teilnehmer hat für dieses Meeting, für das lediglich 15 Minuten angesetzt sind, alles stehen und liegen lassen – außer Toni, der kommt wie immer zu spät und alle müssen warten.

Endlich geht’s los. Da niemand wirklich vorbereitet ist, wird sich fix etwas aus den Fingern gesogen. „Hmmm … Diese Woche werde ich das neue Projekt starten, aber hierzu gibt es noch keinen konkreten Plan. Am nächsten Montag kann ich mehr dazu sagen.“

 

Häufig werden Team-Meetings als Zeitverschwendung angesehen und ein Team-Meeting wird genutzt um Negatives loszuwerden.

 

Toni wirft eine Frage in den Raum und plötzlich wird diskutiert – nicht geordnet, sondern wie ein aufgeregter Hühnerhaufen. Fünf Minuten geht das so, bis alle realisieren, dass man total vom Thema abgekommen ist. Franzi bleibt still – sie ist mit ihrem Smartphone beschäftigt und hat unterdessen vier E-Mails beantwortet.

Das Meeting endet nach einer halben Stunde ohne wirkliche Ergebnisse für irgendeinen der Teilnehmer, ohne Protokoll und Planung für die Nacharbeit. Bis alle wieder am Platz sind und arbeiten, dauert es weitere zehn Minuten.

 

Ineffektive Meetings verhindern Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterzufriedenheit

Zu viele und ineffektive Besprechungen verschwenden Zeit und viel Geld. Führungskräfte verbringen bis zu 50 Prozent ihrer Zeit in Meetings, das sind circa vier Stunden täglich und 130 Arbeitstage im Jahr. Geht man nun davon aus, dass die Hälfte dieser Besprechungen zu keinem Ergebnis führt, ist das eine Menge Zeit, die effektiver genutzt werden könnte.

Unsere Infografik legt Fakten zu effektiven Meetings dar und zeigt auf, woran es scheitert:

Infografik mit Fakten zu Team-Meetings und Zahlen aus Umfragen zu Team-Meetings

Auch auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter haben die häufigen Meetings einen Einfluss. Sie machen müde, sorgen dafür, dass einige Aufgaben liegen bleiben und später bearbeitet werden müssen.

Bevor Du eine Besprechung organisierst, stelle Dir

die folgenden Fragen:

 

Entscheidungshilfe, ob ein Team-Meeting abgehalten werden sollte für effektivere Besprechungen

Auch wenn es das Ziel sein sollte, die Anzahl und Häufigkeit der Besprechungen zu reduzieren, sind sie in vielen Unternehmen, die auf Teamarbeit bauen, unerlässlich. Die Lösung: statt vieler, wenige GUTE Meetings organisieren.  

 

Das geht auch anders:

Organisiere ein richtig GUTES Meeting!

 

Was macht ein GUTES Team-Meeting aus?

  • Effizient – Let’s get it done!
  • Positiv und mit Spaß – Wer Spaß an einem Meeting hat und interessiert bei der Sache ist, freut sich auch auf kommende Besprechungen.
  • Möglichkeit zur Mitbestimmung und aktiven Teilnahme – Jeder sollte sich angesprochen fühlen.
  • Offen – Jeder sollte in der Lage sein, die eigene Meinung kundzutun.
  • Kreativ – Welche neuen Ideen können gefunden werden?

Führst Du eine Google-Suche zu diesem Thema durch, wirst Du auf vielen Webseiten die gleichen Tipps finden. Dazu gehören:

  1. Pünktlich beginnen – pünktlich enden
  2. Teilnehmerzahl begrenzen
  3. Klare Agenda – definierte Ziele
  4. Moderation, aber trotzdem Diskussion zulassen, solange sie nicht vom Thema abrückt
  5. Keine Ablenkung durch Smartphones und Laptops
  6. Protokoll führen und einen Plan zur Umsetzung der Meeting-Ergebnisse festlegen

Alles schön und gut. Sicher sind diese Hinweise hilfreich und sollten die Grundlage einer jeden Besprechung sein. Die Ziele, die wir zuvor für ein GUTES Meeting gesetzt haben, erreicht man damit aber noch nicht.

Aus diesem Grund habe ich fünf ungewöhnliche Tipps zusammengetragen. Probiere den ein oder anderen doch einfach einmal aus und schau, wie sich die Meeting-Dynamik und Motivation der Mitarbeiter verändert.

 

5 Tipps für bessere Team-Meetings

 

Tipp 1: Eröffne die Besprechung mit einer „positiven Runde“

Es ist entscheidend für den Verlauf des Meetings, welche Atmosphäre von der ersten Minute an herrscht. Die Eröffnung und Begrüßung kann hierzu positiv oder negativ beitragen und somit die gesamte Besprechung beeinflussen.

Beginnt die Runde mit Beschwerden, Beschimpfungen und Schuldzuweisungen, ist die gute Laune gleich dahin. Hat aber jeder Teilnehmer ganz kurz (weniger als 30 Sekunden) die Möglichkeit, etwas Positives zu berichten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Stimmung während des Meetings gut ist.

Einige Ideen:

  • Berichte von einer Aufgabe, die Du seit dem letzten Meeting erfolgreich gemeistert hast und auf die du stolz bist.
  • Benenne eine Person, die Dir seit dem letzten Meeting bei einer Aufgabe geholfen hat.
  • Erzähle, worauf Du Dich in der kommenden Woche freust.
  • Hat Dir jemand in der letzten Woche etwas Lustiges erzählt hat?
  • Hast Du etwas Interessantes seit dem letzten Meeting gelernt?

In einem Team-Meeting ist Positive Leadership und positives Feedback gefragt

Tipp 2: Unterbrich das Team-Meeting regelmäßig

„Puuh, die Agenda ist heute aber ziemlich voll. Da lassen wir lieber die Pausen aus.“ Natürlich wollen wir alle jede Minute der Besprechung nutzen, aber Pausen auszulassen bringt rein gar nichts.

Jeder Mensch braucht in regelmäßigen Abständen Unterbrechungen, auch wenn sie nur ganz kurz sind: um durchzuatmen, sich einen Kaffee zu holen oder den Fokus neu auf das Kommende zu richten.

Eine 5-minütige Pause pro Stunde ist Pflicht. Aller 30 Minuten kann außerdem noch eine kleine kreative Unterbrechung eingeschoben werden. Kurz ausschütteln, schnelles Schere-Stein-Papier-Turnier, weiter geht’s.

Tipp 3: Meeting ohne Tisch

Für die nächste Besprechung stell einfach mal Stühle in einem Kreis oder Halbkreis auf.

Ein tischfreies Meeting kann die folgenden Vorteile habe:

  • Die Teilnehmer können sich freier bewegen.
  • Der Unterhaltungs- und Diskussionsfluss fließt besser, da man mehr als die obere Hälfte der Person sieht, mit der man sich unterhält.
  • Da sich niemand unter einem Tisch verkriechen kann, wird die Bereitschaft zur Mitarbeit gesteigert.
  • Die Teilnehmer sitzen näher beisammen und jeder fühlt sich gleichberechtigt, da sie in einem Kreis sitzen.

Tipp 4: Mit dem ganzen Körper dabei

Ist unser Körper müde und steif, so ist es mit großer Wahrscheinlichkeit auch unser Gehirn und damit die Konzentration. Genau das passiert in langen Meetings, weswegen ich Teilnehmer in regelmäßigen Abständen animiere, kurze Stretch-Übungen durchzuführen.

  1. Alle stehen auf
  2. Anheben und Kreisen jedes Fußes
  3. Arme in Richtung Decke ausstrecken
  4. Mit erhobenen Armen nach rechts beugen
  5. Nach links beugen
  6. Nach hinten strecken
  7. Nach vorn beugen, die Fußspitzen berühren und wieder hinsetzen

Die Übung dauert nicht länger als eine Minute, macht Spaß und alle fühlen sich gleich erfrischter.

Tipp 5: Nutze strategisch platzierte Stille

Dem ersten Anschein nach geht es in Meetings vor allem darum, Themen zu besprechen. Nicht ganz – es geht darum, Lösungen für ein Problem zu finden.

Nun fällt es einigen Menschen leicht, nachzudenken, während andere sprechen. Die meisten werden aber dadurch abgelenkt und kommen erst dann auf gute Ideen, wenn sie in Ruhe über die Herausforderung nachdenken können. Die Denker-Typen unter uns, die in Besprechungen selten zu Wort kommen, finden wenig Zeit, ihre Vorschläge zu sammeln, wenn es keine Pausen, keine Stille gibt.

Erzeuge diese stillen Momente strategisch in einem Meeting. Wie?

  • Soll ein Problem diskutiert werden, so präsentiere zuerst die Fakten, lege eine 2-minütige Stille ein und frage dann nach Lösungsvorschlägen.
  • Diskussionen können sich leicht aufschaukeln und sind dann nicht mehr produktiv. Zwei Minuten Stille hilft in diesen Situationen, die rauchenden Köpfe etwas abkühlen zu lassen.
  • Wurde eine Entscheidung getroffen, so gib Deinen Meeting-Teilnehmern kurz einen Moment Ruhe, um herauszufinden, ob sie mit dem Entschluss zufrieden sind.

Auch wenn es Dir beim ersten Versuch etwas seltsam vorkommen mag – nach kurzer Zeit wirst Du merken, wie viel produktiver jeder ist und wie gut eine kurze Pause von dem ganzen Gerede tut.

Fazit

Schlechte Meetings sind energieraubend, erzeugen schlechte Laune und Konflikte und führen zu schlechten Entscheidungen.

Für wirklich spaßige Besprechungen, in denen alle Teilnehmer gerne ihre Meinung sagen und Ideen finden, solltest Du neue Wege ausprobieren – auch wenn sie Dir zunächst seltsam vorkommen.

Hast Du weitere Vorschläge, um ein Team-Meeting zu einem richtig GUTEN Meeting werden zu lassen? Schreibe sie mir gern in die Kommentare!

YouTube aktivieren?

Auf dieser Seite gibt es mind. ein YouTube Video. Cookies für diese Website wurden abgelehnt. Dadurch können keine YouTube Videos mehr angezeigt werden, weil YouTube ohne Cookies und Tracking Mechanismen nicht funktioniert. Willst du YouTube dennoch freischalten?